Microsoft 365 und Exchange
Outlook, gemeinsame Postfächer wie info@ und der Kalender, in der Regel ohne Umzug.
11. OG · Büro
E-Mails mit KI automatisch bearbeiten
Das KI-Büro liest Ihren Posteingang mit: Es erkennt Anfragen, Rechnungen und Rückfragen, ordnet sie Kunden und Vorgängen zu, ergänzt Daten aus Ihren Programmen und bereitet Antworten in Ihrem Ton vor. Was rausgeht, entscheiden Sie.
Typisch für Handwerk, Kanzlei, Hausverwaltung, Mittelstand
- AnfrageBadsanierung EinfamilienhausAngebotsentwurf liegt bereit
- RechnungGroßhandel, Lieferung vom FreitagAn die Buchhaltung übergeben
- TerminKundendienst verschiebenVorschlag: Donnerstag, 8 Uhr
Entwurf · zur Freigabe
Sehr geehrte Frau Berger, vielen Dank für Ihre Anfrage. Gern erstellen wir Ihnen ein Angebot für die Badsanierung …
FreigebenBearbeiten
Kennen Sie das?
Wo es im Alltag hakt.
Volles Postfach
Anfragen, Rechnungen, Werbung und Rückfragen landen im selben Postfach. Wichtiges geht unter.
Kunden warten
Bis jemand Zeit für die Antwort hat, vergehen Stunden oder Tage. Wer schneller antwortet, bekommt oft den Auftrag.
Infos zusammensuchen
Für eine gute Antwort braucht es Kundendaten, Preise und Termine. Die stehen in drei verschiedenen Programmen.
Bisher und mit KI
Ein Posteingang, zwei Arbeitsweisen.
Bisher
- Jede E-Mail öffnen und lesen
- Kunde und Vorgang heraussuchen
- Infos aus anderen Programmen zusammentragen
- Antwort von Hand schreiben
- Offenes wiederfinden, wenn jemand daran denkt
Mit KI-Unterstützung
- Eingang ist sortiert, mit Kurzfassung je E-Mail
- Kunde und Vorgang sind zugeordnet
- Daten aus Ihren Programmen sind ergänzt
- Der Antwortentwurf liegt bereit, Sie geben frei
- Offenes taucht rechtzeitig wieder auf
Automatisierter Ablauf
Eine E-Mail, Schritt für Schritt.
So arbeiten feste Regeln, KI und Mensch zusammen, hier am Beispiel des gemeinsamen Postfachs info@.
- RegelEingang: Eine E-Mail kommt ins gemeinsame Postfach und wird dem Ablauf übergeben.
- KIEinordnen: Anfrage, Rechnung, Termin oder Beschwerde? Absender, Kunde und Vorgang werden erkannt, dazu eine Kurzfassung.
- RegelVerteilen: Die E-Mail landet bei der zuständigen Person, Anhänge gehen an die Dokumentenverarbeitung.
- KIEntwurf: Eine Antwort in Ihrem Ton, mit Daten aus CRM, Kalender oder Warenwirtschaft.
- MenschFreigabe: Sie lesen, ändern bei Bedarf und schicken ab. Terminbestätigungen dürfen auf Wunsch automatisch raus.
- RegelWiedervorlage: Kommt keine Antwort, erscheint der Vorgang nach der vereinbarten Frist wieder.
Das Beispiel zeigt den typischen Aufbau. Welche Schritte bei Ihnen automatisch laufen dürfen, legen Sie fest.
Das bringt es Ihnen
KI-Büro: Das haben Sie davon.
Das bekommen Sie
- Einen vorsortierten Posteingang mit Kurzfassung je E-Mail
- Antwort- und Angebotsentwürfe in Ihrem Ton, zur Freigabe
- Termine per E-Mail, eingetragen in Ihren Kalender
- Belege und Schreiben, automatisch benannt und abgelegt
Festpreis für die Einrichtung, fester Monatspreis für die Betreuung. Beides steht nach dem kostenlosen KI-Check schriftlich fest.
Beispielrechnung · Elektrobetrieb mit 14 Mitarbeitenden Beispiel
+550 €Wert der gewonnenen Zeit im Monat
14 Std.weniger Schreibtisch im Monat
+6.650 €Wert der Zeit im Jahr
Schreibarbeit im Monat
Heute
35 Std.
Mit KI-Büro
21 Std.
So setzt sich das zusammen
- Schreibarbeit im Monat heute8 Std. je Woche Schreibarbeit × 4,33 Wochen im Monat = 35 Std.
- Davon übernimmt das KI-Büro35 Std. Schreibarbeit heute × 40 % übernimmt das KI-Büro = 14 Std.
- Bleibt bei Ihnen: lesen, ändern, freigeben35 Std. Schreibarbeit heute − 14 Std. gewonnen = 21 Std.
- Wert der gewonnenen Zeit14 Std. gewonnen × 40 € je Arbeitsstunde = 550 €
- Aufs Jahr gerechnet550 € im Monat × 12 Monate = 6.650 €
Ein Monat hat hier 4,33 Wochen und 21 Arbeitstage, Beträge sind gerundet. So rechnen wir
Mit Ihren eigenen Zahlen rechnen
Studien zu Schreib- und Büroarbeit mit KI messen zwischen 15 und 40 Prozent Zeitgewinn; wir rechnen mit 40 Prozent der Schreibarbeit, nicht der ganzen Arbeitszeit. Einrichtung zum Festpreis, Betreuung zum festen Monatspreis, die Software kommt mit ihrer Lizenz dazu. Keine Zusage, aber eine ehrliche Größenordnung.
Studien dazu: Noy & Zhang, Science 2023 · Brynjolfsson, Li & Raymond, QJE 2025 · Dell’Acqua u. a., Harvard Business School 2023 · Microsoft Work Trend Index, Juni 2025 · alle Zahlen und Quellen
So funktioniert es
Vom ersten Gespräch bis zum Alltag.
Posteingang anbinden
Wir verbinden das KI-Büro mit Ihrem E-Mail-Postfach und Ihren Ablageordnern.
Regeln festlegen
Gemeinsam legen wir fest, wie sortiert wird, welche Vorlagen gelten und wer was freigibt.
Entwürfe prüfen
Das KI-Büro bereitet Antworten, Angebote und Schreiben vor. Sie lesen, ändern bei Bedarf und geben frei.
Laufend verbessern
Aus Ihren Korrekturen entstehen bessere Vorlagen und Regeln. Die Entwürfe passen Woche für Woche besser.
Integrationen
Ihr Postfach, Ihre Programme.
Das KI-Büro arbeitet mit dem, was Sie haben. Welche Anbindung bei Ihnen passt, klären wir im KI-Check.
Google Workspace und IMAP
Auch andere Postfächer lassen sich in den meisten Fällen anbinden.
CRM und Warenwirtschaft
Kundendaten, Preise und Lieferstatus für die Antwort, ohne Suchen.
Kalender und Terminbuch
Freie Zeiten vorschlagen und Termine eintragen, sobald zugesagt wird.
Mensch und Datenschutz
Kontrolle bleibt bei Ihnen.
Freigabe vor dem Versand
E-Mails und Angebote gehen nur nach Ihrer Freigabe raus. Automatische Antworten erlauben Sie gezielt, etwa für Terminbestätigungen.
Nur freigegebene Postfächer
Die KI liest nur die Postfächer und Ordner, die Sie freigeben. Wer was sieht, legen Sie fest.
Datenschutz nach DSGVO
Verarbeitung in der EU oder mit einem lokalen Sprachmodell vollständig in Ihrem Netz, mit Auftragsverarbeitungsvertrag.
KI-Büro
Was das KI-Büro kann.
E-Mails vorsortieren
Anfrage, Rechnung, Termin oder Werbung: Jede Nachricht landet im richtigen Stapel, Werbung stört nicht mehr.
Kurzfassung und Zuordnung
Jede E-Mail mit Kurzfassung, zugeordnet zu Kunde, Objekt oder Auftrag.
Antworten vorschlagen
Für häufige Anfragen liegt ein Entwurf bereit, in Ihrem Ton und mit Ihren Preisen.
Termine per E-Mail
Bei Terminwünschen schlägt das KI-Büro freie Zeiten aus Ihrem Kalender vor. Sagt der Kunde zu, steht der Termin im Kalender, mit Bestätigung und Erinnerung.
Anhänge erkennen
Rechnungen, Lieferscheine und Formulare im Anhang werden erkannt und an die Dokumentenverarbeitung übergeben.
Schreiben und Protokolle
Aus Stichpunkten oder Gesprächsnotizen wird ein sauberes Protokoll, auf Wunsch gleich als E-Mail an alle Beteiligten.
Aus der Praxis
So kann es bei Ihnen aussehen.
Hausverwaltung
Mieteranfragen und Schadensmeldungen werden dem richtigen Objekt zugeordnet. Für Standardfragen liegt ein Antwortentwurf bereit, Kündigungen werden als solche erkannt.
Kanzlei
Eingehende Post wird nach Mandat sortiert und mit einer Kurzfassung versehen. Mögliche Fristen werden markiert und zur Prüfung vorgelegt.
Großhandel
Anfragen nach Ersatzteilen werden erkannt, Bestand und Preis kommen aus der Warenwirtschaft, die Antwort liegt als Entwurf bereit.
Das ist enthalten.
- Einrichtung und Anbindung an Ihr Postfach und Ihren Kalender
- Vorlagen für Angebote, Antworten und Schreiben
- Regeln für Sortierung und Freigaben
- Einweisung für Ihr Team
- Betreuung und Anpassung zum Monatspreis
Was kostet das?
Einrichtung und Anpassung zum Festpreis, abhängig von Postfächern, Vorlagen und Anbindungen; Betreuung zum festen Monatspreis. Dazu kommt die Software-Lizenz für DENKRAUM AI ab 79 € im Monat (zzgl. USt.). Alles steht nach dem KI-Check schriftlich fest.
Technische Grundlage ist DENKRAUM AI, das KI-Büro für kleine Betriebe aus unserem Haus. Es läuft auf Wunsch auf Ihrem eigenen Rechner oder Server. DENKRAUM AI
Ehrlich gesagt
Grenzen und Spielregeln.
- Das KI-Büro verschickt keine E-Mails und Angebote ohne Ihre Freigabe. Nur für Terminabsprachen können Sie automatische Antworten erlauben.
- Es ersetzt keine Steuerberatung und keine rechtliche Prüfung.
- Unklare Fälle werden markiert und landen bei Ihnen.
Fragen zur Abteilung
Häufige Fragen: KI-Büro
Ihre Frage ist nicht dabei? Rufen Sie an oder schreiben Sie uns.
Muss ich mein E-Mail-Programm wechseln?
In der Regel nicht. Das KI-Büro wird an Ihr bestehendes Postfach angebunden. Wie das bei Ihnen genau aussieht, klären wir im KI-Check.
Liest die KI alle meine E-Mails?
Nur die Postfächer und Ordner, die Sie freigeben. Mit einem lokalen Sprachmodell bleibt die Verarbeitung vollständig in Ihrem Netz.
Kann die KI E-Mails selbst beantworten?
Für klar geregelte Fälle ja, wenn Sie das freigeben, etwa Eingangs- oder Terminbestätigungen. Alles andere bereitet sie als Entwurf vor, den ein Mensch prüft und abschickt.
Was passiert mit Anhängen?
Rechnungen, Lieferscheine und Formulare werden erkannt, ausgelesen und weitergegeben. Wie das genau läuft, steht bei der Dokumentenverarbeitung.
Kann das KI-Büro Termine per E-Mail vereinbaren?
Ja. Es erkennt Terminwünsche in E-Mails, schlägt freie Zeiten aus Ihrem Kalender vor und trägt den Termin ein, sobald zugesagt wird. Ob die Antwort automatisch rausgeht oder erst nach Ihrer Freigabe, legen Sie fest. Alles zu Terminen per E-Mail, Telefon und Chat steht bei der KI-Terminvereinbarung.
Woher kennt das KI-Büro meine Preise?
Aus Ihren Unterlagen: Preisliste, frühere Angebote, Textbausteine. Wir legen sie bei der Einrichtung als Wissen an. Änderungen pflegen Sie selbst, oder wir übernehmen das.
Was kostet das KI-Büro?
Einrichtung und Anpassung zum Festpreis, Betreuung zum festen Monatspreis, beides steht nach dem KI-Check schriftlich fest. Dazu kommt die Software-Lizenz für DENKRAUM AI ab 79 € im Monat zzgl. USt.
Andreas Scheller
Ihr Ansprechpartner
KI-Büro: Lassen Sie uns darüber sprechen.
Im kostenlosen KI-Check nehmen wir ihn auf und bewerten drei bis fünf Möglichkeiten nach Aufwand, Nutzen und Risiko. Persönlich mit Andreas Scheller.