Immer dieselben Fragen
Lieferstatus, Öffnungszeiten, Preise, Unterlagen: Ein großer Teil der Anfragen wiederholt sich und kostet trotzdem jedes Mal Zeit.
Kundenservice mit KI automatisieren
Wo bleibt meine Lieferung? Haben Sie am Samstag geöffnet? Was kostet der Austausch? Viele Kundenanfragen wiederholen sich. Die KI beantwortet sie aus Ihren freigegebenen Informationen, per E-Mail, im Chat oder am Telefon, und gibt alles andere an Ihr Team weiter.
- E-Mail, Chat und Telefon
- Antworten nur aus freigegebenem Wissen
- Übergabe an Ihr Team
Das Problem
Gute Kunden, immer dieselben Fragen.
Lange Antwortzeiten
In einer Untersuchung von 2.241 Firmen dauerte die Antwort auf eine Anfrage über die Webseite im Schnitt 42 Stunden, 23 Prozent antworteten nie.
Wissen in Köpfen
Wer welche Antwort weiß, steht nirgends. Ist die Kollegin im Urlaub, wartet der Kunde.
Bisher und mit KI
Eine Anfrage, zwei Arbeitsweisen.
Bisher
- Die Anfrage landet im Postfach oder am Telefon
- Jemand sucht Lieferstatus, Termin oder Preis in mehreren Programmen
- Die Antwort wird von Hand geschrieben
- Abends und am Wochenende bleibt alles liegen
- Jede Antwort klingt anders
Mit KI-Unterstützung
- Die Anfrage wird erkannt und eingeordnet
- Lieferstatus, Termin und Preis kommen automatisch dazu
- Standardfragen sind sofort beantwortet, alles andere liegt als Entwurf bereit
- Chat und Telefon sind auch nach Feierabend erreichbar
- Antworten sind einheitlich, aus geprüftem Wissen
Automatisierter Ablauf
Eine Kundenanfrage, Schritt für Schritt.
So arbeiten feste Regeln, KI und Mensch zusammen, hier am Beispiel eines Fachhändlers mit Online-Shop.
- RegelEingang: Die Anfrage kommt per E-Mail, Chat, Formular oder Telefon.
- KIEinordnen: Frage, Bestellung, Termin oder Reklamation? Kunde und Vorgang werden erkannt.
- RegelDaten holen: Lieferstatus aus der Warenwirtschaft, freie Termine aus dem Kalender, Preise aus der Liste.
- KIAntworten: Eine Antwort aus Ihrem freigegebenen Wissen. Standardfragen gehen direkt raus, wenn Sie das erlauben.
- MenschÜbernehmen: Reklamationen, Kulanz und Sonderfälle gehen mit Zusammenfassung an Ihr Team.
Das Beispiel zeigt den typischen Aufbau. Was automatisch beantwortet werden darf, legen Sie fest.
Das bringt es Ihnen
Kundenservice: Das haben Sie davon.
Das bekommen Sie
- Antworten auf häufige Fragen per E-Mail, im Chat und am Telefon
- Lieferstatus, Termine und Preise automatisch aus Ihren Programmen
- Entwürfe zur Freigabe, Standardfragen auf Wunsch direkt beantwortet
- Sonderfälle und Reklamationen mit Zusammenfassung an Ihr Team
Festpreis für die Einrichtung, fester Monatspreis für die Betreuung. Beides steht nach dem kostenlosen KI-Check schriftlich fest.
Beispielrechnung · Fachhändler mit 25 Kundenanfragen am Tag Beispiel
+370 €Wert der gewonnenen Zeit im Monat
11 Std.weniger Routine im Kundenservice im Monat
+4.400 €Wert der Zeit im Jahr
Zeit für Kundenanfragen im Monat
Heute
53 Std.
Mit KI
42 Std.
So setzt sich das zusammen
- Zeit für Kundenanfragen im Monat heute25 Anfragen je Tag × 6 Minuten je Anfrage × 21 Arbeitstage im Monat ÷ 60 Minuten je Stunde = 53 Std.
- Davon übernimmt die KI53 Std. Anfragen heute × 20 % übernimmt die KI = 11 Std.
- Bleibt bei Ihrem Team: Sonderfälle, Reklamationen, Freigaben53 Std. Anfragen heute − 11 Std. gewonnen = 42 Std.
- Wert der gewonnenen Zeit11 Std. gewonnen × 35 € je Arbeitsstunde = 370 €
- Aufs Jahr gerechnet370 € im Monat × 12 Monate = 4.400 €
Ein Monat hat hier 4,33 Wochen und 21 Arbeitstage, Beträge sind gerundet. So rechnen wir
Mit Ihren eigenen Zahlen rechnen
Eine Studie mit über 5.000 Beschäftigten im Kundensupport misst 15 Prozent mehr gelöste Anfragen je Stunde mit KI-Unterstützung. Wir rechnen mit 20 Prozent der Zeit, weil Standardfragen per E-Mail und Chat zum Teil ganz ohne Mensch beantwortet werden; Reklamationen und Sonderfälle bleiben bei Ihrem Team. Schnellere Antworten und zufriedenere Kunden sind nicht eingerechnet. Keine Zusage, aber eine ehrliche Größenordnung.
Studien dazu: Brynjolfsson, Li & Raymond, QJE 2025 · Oldroyd, McElheran & Elkington, Harvard Business Review 2011 · alle Zahlen und Quellen
Bausteine
Für jeden Kanal das passende Werkzeug.
Anfragen sortieren, Daten ergänzen, Antworten vorbereiten oder direkt beantworten.
Chat auf der Webseite
Beantwortet Fragen aus Ihren Inhalten rund um die Uhr und nimmt Anfragen auf.
Telefon
Nimmt Anrufe an, beantwortet häufige Fragen und trägt Termine ein.
Termine
Terminwünsche per E-Mail beantworten, bestätigen und erinnern.
Wissensbasis
Handbücher, Preise und Abläufe als geprüfte Grundlage für jede Antwort.
Bewertungen
Antwortentwürfe auf Bewertungen in Ihrem Ton. Bei Praxen und Kanzleien ohne Hinweis auf Behandlung oder Mandat.
Beispiele
So sieht es im Alltag aus.
Namen und Zahlen der Beispielräume sind erfunden, die Abläufe sind typisch.
Landhotel
Zimmeranfragen bekommen in Minuten ein Angebot mit Preis. Besondere Wünsche und Preisentscheidungen landen bei der Gastgeberin.
Autohaus
Kundinnen und Kunden buchen den Reifenwechsel per kurzer Antwort auf die Erinnerung. Sonderfälle gehen an die Serviceannahme.
Hausverwaltung
Mieteranfragen werden dem Objekt zugeordnet und mit Entwurf vorgelegt. Kündigungen werden als solche erkannt und nie automatisch beantwortet.
Integrationen
Die Antwort kennt Ihre Daten.
Shop und Warenwirtschaft
Lieferstatus, Verfügbarkeit und Preise für die Antwort.
CRM
Kundenhistorie und Ansprechpartner, damit die Antwort passt.
Kalender und Terminbuch
Freie Zeiten vorschlagen, Termine eintragen und bestätigen.
Ticketsystem, wenn vorhanden
Kein Muss: Für den Anfang reicht ein gemeinsames Postfach.
Mensch und Datenschutz
Ehrlich, geprüft, mit Rückfallebene.
Als KI erkennbar
Chat und Telefon sagen zu Beginn, dass eine KI antwortet, so wie es die EU-KI-Verordnung seit August 2026 verlangt.
Nur geprüftes Wissen
Die KI antwortet nur aus Inhalten, die Sie freigegeben haben. Findet sie dort nichts, übergibt sie an Ihr Team.
Datenschutz nach DSGVO
Verarbeitung in der EU oder auf Ihrem Server, mit Auftragsverarbeitungsvertrag und festgelegten Löschfristen.
Fragen
Häufige Fragen: Kundenservice
Ihre Frage ist nicht dabei? Rufen Sie an oder schreiben Sie uns.
Merken Kunden, dass eine KI antwortet?
Ja. Im Chat und am Telefon sagt sie es zu Beginn. Antworten per E-Mail, die ein Mensch geprüft und abgeschickt hat, verantwortet Ihr Team wie bisher.
Was passiert, wenn die KI etwas nicht weiß?
Sie antwortet nur aus freigegebenen Inhalten. Findet sie dort keine Antwort, übergibt sie die Anfrage mit Zusammenfassung an Ihr Team, statt zu raten.
Gehen Antworten automatisch raus?
Wie Sie möchten. Viele Unternehmen lassen Standardfragen wie Öffnungszeiten oder Lieferstatus automatisch beantworten und alles andere erst nach Freigabe.
Brauchen wir ein Ticketsystem?
Nein. Ein gemeinsames Postfach reicht für den Anfang. Gibt es schon ein Ticketsystem, binden wir es an.
Wie schnell ist das eingerichtet?
E-Mail-Lösungen sind in wenigen Tagen im Einsatz. Chat und Telefon sind aufwendiger, das KI-Telefon ist meist nach wenigen Wochen startklar.
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Passende Leistungen und Branchen.
Andreas Scheller
Ihr Ansprechpartner
Welche Fragen beantwortet Ihr Team jeden Tag aufs Neue?
Im kostenlosen KI-Check sammeln wir die häufigsten Anfragen und bewerten, welche die KI übernehmen kann und welche bei Ihrem Team bleiben.