Telefonanlage und Rufnummer
Ihre Nummer bleibt. Anrufe gehen nach einigen Klingeltönen oder außerhalb der Öffnungszeiten an den Assistenten.
EGErdgeschoss · Empfang
KI-Telefonassistent für Unternehmen
Wenn alle beschäftigt sind, meldet sich Ihr digitaler Empfang. Er sagt zu Beginn, dass eine KI spricht, beantwortet häufige Fragen, nimmt Terminwünsche entgegen und trägt Termine in Ihren Kalender ein. Dringendes leitet er an Sie weiter.
Typisch für Handwerk, Praxis, Mittelstand, Bürgerbüro
KI-TelefonGuten Tag, hier spricht der KI-Assistent von Elektro Huber. Wie kann ich helfen?
AnruferBei uns ist seit heute früh der Strom im Lager weg. Kann jemand vorbeikommen?
KI-TelefonDas leite ich sofort an den Kundendienst weiter. Heute zwischen 14 und 16 Uhr ist ein Techniker in Ihrer Nähe. Passt das?
Kundendienst eingetragen: heute 14 bis 16 Uhr, Stromausfall Lager. Zusammenfassung an den Betrieb gesendet.
Kennen Sie das?
Wo es im Alltag hakt.
Hände voll
Sie sind beim Kunden, in der Werkstatt oder in einer Besprechung. Das Telefon klingelt trotzdem.
Verpasste Anrufe
Wer nicht durchkommt, ruft beim nächsten Betrieb an. Ein Rückruf kommt oft zu spät.
Immer dieselben Fragen
Öffnungszeiten, Preise, Anfahrt, Unterlagen: Viele Anrufe sind schnell beantwortet und kosten trotzdem jedes Mal Zeit.
Bisher und mit KI
Ein Anruf, zwei Ausgänge.
Bisher
- Das Telefon klingelt mitten in der Arbeit
- Wer nicht rangeht, verpasst den Anruf
- Rückrufe kosten Zeit und kommen oft zu spät
- Nach Feierabend läuft der Anrufbeantworter
- Notizen auf Zetteln gehen verloren
Mit KI-Telefonassistent
- Jeder Anruf wird angenommen, mit KI-Ansage
- Häufige Fragen sind sofort beantwortet
- Termine stehen direkt im Kalender
- Dringendes geht sofort an Sie
- Nach jedem Anruf eine Zusammenfassung
Das bringt es Ihnen
KI-Telefon: Das haben Sie davon.
Das bekommen Sie
- Einen KI-Empfang an Ihrer Nummer, der anspringt, wenn niemand abnimmt
- Antworten auf die häufigen Fragen, so wie Sie sie freigeben
- Termine direkt im Kalender, Rückrufnotizen mit Name und Anliegen
- Nach jedem Anruf eine Zusammenfassung, Dringendes sofort weitergeleitet
Festpreis für die Einrichtung, fester Monatspreis für die Betreuung. Beides steht nach dem kostenlosen KI-Check schriftlich fest.
Beispielrechnung · Heizungsbauer mit Kundendienst Beispiel
+780 €mehr Umsatz im Monat aus Anrufen, die sonst verloren gingen
5,3 Std.weniger Routinefragen am Telefon im Monat
+9.350 €mehr Umsatz im Jahr
So setzt sich das zusammen
- Umsatz, der sonst verloren geht6 verpasste Anrufe je Woche × 4,33 Wochen im Monat × 20 % davon gehen woanders hin × 150 € je Auftrag = 780 €
- Zeit für Routinefragen5 Routinefragen je Tag × 3 Minuten je Frage × 21 Arbeitstage im Monat ÷ 60 Minuten je Stunde = 5,3 Std.
- Aufs Jahr gerechnet780 € im Monat × 12 Monate = 9.350 €
Ein Monat hat hier 4,33 Wochen und 21 Arbeitstage, Beträge sind gerundet. So rechnen wir
Mit Ihren eigenen Zahlen rechnen
Ehrlich dazu: Das KI-Telefon ist die aufwendigste Abteilung, Telefonanlage, Rufnummer und Sprachverarbeitung kosten mehr als die E-Mail-Lösungen. Es lohnt sich, wenn wirklich viele Anrufe verloren gehen; oft ist die KI-Terminvereinbarung per E-Mail der günstigere erste Schritt. Keine Zusage, aber eine ehrliche Größenordnung.
Studien dazu: Verivox/Innofact, Umfrage Juli 2025 · Bitkom, Presseinformation vom 15. September 2025 · Gartner, Umfrage Dezember 2024 · alle Zahlen und Quellen
So funktioniert es
Vom ersten Gespräch bis zum Alltag.
Anruf kommt an
Ist niemand frei oder ist geschlossen, nimmt das KI-Telefon den Anruf an. Es nennt Ihren Betrieb und sagt klar, dass hier ein KI-Assistent spricht.
Anliegen klären
Es beantwortet Fragen aus Ihren freigegebenen Angaben, etwa zu Öffnungszeiten, Leistungen und Preisen.
Termin oder Notiz
Terminwünsche trägt es in Ihren Kalender ein. Andere Anliegen hält es als Rückrufnotiz fest.
Zusammenfassung für Sie
Nach jedem Gespräch erhalten Sie eine kurze Zusammenfassung. Dringendes wird sofort weitergeleitet.
Integrationen
Ihre Nummer, Ihr Kalender, Ihre Programme.
Kalender und Terminbuch
Termine nach Ihren Regeln, auf Wunsch mit Bestätigung per SMS oder E-Mail.
CRM und Kundendaten
Bekannte Anrufer werden erkannt, Rückrufnotizen landen beim richtigen Kunden.
Praxis- und Werkstattsoftware
Wo es eine Schnittstelle gibt, binden wir sie an. Das prüfen wir vorher.
Mensch und Datenschutz
Ihre Regeln, Ihr Team im Hintergrund.
Der Mensch übernimmt
Dringendes, Beschwerden und alles, was der Assistent nicht klären darf, geht sofort an Sie oder als Rückrufbitte an Ihr Team.
Sie legen fest, was er sagt
Begrüßung, Antworten, Öffnungszeiten und wann weitergeleitet wird: alles nach Ihren Vorgaben, jederzeit änderbar.
Datenschutz nach DSGVO
Anbieter mit Verarbeitung in der EU, Auftragsverarbeitungsvertrag und eine gemeinsam festgelegte Speicherdauer für Zusammenfassungen.
KI-Telefon
Was das KI-Telefon kann.
Rund um die Uhr erreichbar
Auch nach Feierabend, in der Mittagspause und am Wochenende.
Fragen beantworten
Öffnungszeiten, Preise, Anfahrt, benötigte Unterlagen. Nur aus Angaben, die Sie freigegeben haben.
Termine vergeben
Angebunden an Ihren Kalender oder Ihr Terminbuch, auf Wunsch mit Bestätigung per SMS oder E-Mail.
Rückrufnotizen
Name, Nummer und Anliegen, sauber zusammengefasst.
Weiterleiten
Dringende Anrufe gehen direkt an Sie oder an eine Vertretung.
Ganz normal sprechen
Anrufende reden wie mit einem Menschen. Bei Unklarheiten fragt das KI-Telefon nach.
Aus der Praxis
So kann es bei Ihnen aussehen.
Heizungsbauer
Kundendienstwünsche, Störungen und Rückrufbitten landen mit Name, Adresse und Anliegen in der Liste. Notfälle gehen sofort an den Bereitschaftsdienst.
Arztpraxis
Das KI-Telefon beantwortet Fragen zu Sprechzeiten und nimmt Rückrufwünsche auf. Bei gesundheitlichen Fragen verweist es an das Praxisteam.
Bürgerbüro
Bürgerinnen und Bürger erfahren, welche Unterlagen sie für den Personalausweis brauchen und wann geöffnet ist.
Das ist enthalten.
- Einrichtung und Anbindung an Ihre Telefonnummer
- Begrüßung, Ansagen und Antworten nach Ihren Vorgaben
- Anbindung an Ihren Kalender
- Test mit Ihrem Team vor dem Start
- Pflege der Antworten zum Monatspreis
Was kostet das?
Einrichtung zum Festpreis, Betrieb zum festen Monatspreis. Die Höhe hängt von Anrufaufkommen und Anbindungen ab und steht nach dem KI-Check fest.
Ehrlich gesagt
Grenzen und Spielregeln.
- Das KI-Telefon sagt zu Beginn jedes Gesprächs, dass hier eine KI spricht, so wie es die EU-KI-Verordnung verlangt.
- Es beantwortet nur, was Sie freigegeben haben. Bei allem anderen nimmt es eine Rückrufnotiz auf.
- Gespräche werden nicht heimlich aufgezeichnet. Anrufende werden zu Beginn informiert.
- Es ersetzt keine Notrufnummer. In Notfällen verweist es auf die 112.
- Das KI-Telefon ist aufwendiger als unsere E-Mail-Lösungen: Telefonanlage, Rufnummer und Sprachverarbeitung kosten mehr. Oft ist die KI-Terminvereinbarung per E-Mail der günstigere erste Schritt. Das rechnen wir im KI-Check offen mit Ihnen durch.
Fragen zur Abteilung
Häufige Fragen: KI-Telefon
Ihre Frage ist nicht dabei? Rufen Sie an oder schreiben Sie uns.
Merken Anrufende, dass sie mit einer KI sprechen?
Ja. Das KI-Telefon sagt zu Beginn, dass ein KI-Assistent spricht. Das ist ehrlich und nach der EU-KI-Verordnung auch Pflicht.
Behalte ich meine Telefonnummer?
Ja. Anrufe werden an das KI-Telefon weitergeleitet, zum Beispiel wenn nach einigen Klingeltönen niemand abnimmt oder außerhalb der Öffnungszeiten.
Mit welchen Kalendern funktioniert das?
Mit gängigen Online-Kalendern und vielen Terminbuchungsprogrammen. Ob Ihr System passt, prüfen wir im KI-Check.
Geht die Terminvereinbarung auch per E-Mail oder Chat?
Ja. Die KI-Terminvereinbarung beantwortet Terminwünsche auch per E-Mail und im Chat auf Ihrer Webseite. Alle Termine landen im selben Kalender.
Was passiert mit den Gesprächsdaten?
Wir setzen auf Anbieter mit Verarbeitung in der EU und schließen einen Auftragsverarbeitungsvertrag. Wie lange Zusammenfassungen gespeichert werden, legen wir gemeinsam fest.
Andreas Scheller
Ihr Ansprechpartner
KI-Telefon: Lassen Sie uns darüber sprechen.
Im kostenlosen KI-Check nehmen wir ihn auf und bewerten drei bis fünf Möglichkeiten nach Aufwand, Nutzen und Risiko. Persönlich mit Andreas Scheller.