Digitale Fachkraft Posteingang
Liest eingehende E-Mails, ordnet sie Kunden und Vorgängen zu, fasst zusammen und entwirft Antworten.
22. OG · Personal
Digitale Fachkräfte für wiederkehrende Büroarbeit
Eine Digitale Fachkraft ist ein festgelegter, KI-gestützter Arbeitsablauf, der eine konkrete Aufgabe übernimmt und Menschen einbindet, sobald es um wichtige Entscheidungen geht. Sie bekommt ein Stellenprofil wie eine neue Kollegin, arbeitet mit Ihren Programmen und Ihrem Firmenwissen und legt Ergebnisse zur Freigabe vor.
Typisch für Mittelstand, Verwaltung, Kanzlei
Rechnungsprüfung (digital)
- Befugnis
- Entwerfen und rechnen
- Freigabe durch
- Buchhaltung
- Grenzen
- Keine Zahlungen, kein Kundenkontakt
Protokoll heute
- 38 Eingangsrechnungen gelesen
- 2 doppelte Rechnungen erkannt
- 3 Abweichungen zur Freigabe vorgelegt
Kennen Sie das?
Wo es im Alltag hakt.
Routine bindet Fachleute
Rechnungen prüfen, Lieferscheine abgleichen, Daten übertragen: Gute Leute verbringen Stunden mit Routine.
Stellen bleiben unbesetzt
Für einfache Büroaufgaben finden Sie kaum noch Personal.
Wissen hängt an Einzelnen
Ist die zuständige Kollegin im Urlaub, bleibt ihre Aufgabe liegen.
Was eine Digitale Fachkraft ist
Keine künstliche Kollegin, sondern ein klar geregelter Ablauf.
Eine Digitale Fachkraft ersetzt keine Mitarbeitenden. Sie übernimmt eine genau beschriebene Routineaufgabe, etwa den Posteingang oder die Rechnungsprüfung, und arbeitet dabei mit Ihren Programmen, Vorlagen und Regeln.
Technisch ist sie ein Workflow mit KI an den Stellen, an denen Texte und Dokumente verstanden werden müssen. Was sie selbst erledigen darf und was ein Mensch freigibt, steht vorher im Stellenprofil.
- Arbeitet nach einem schriftlichen Stellenprofil
- Nutzt Ihre Programme, Vorlagen und Ihr Firmenwissen
- Hat festgelegte Befugnisse, mehr nicht
- Legt Ergebnisse mit Außenwirkung zur Freigabe vor
- Protokolliert jeden Arbeitsschritt
- Ist als KI gekennzeichnet: „(digital)“ im Titel
Typische Stellen
Sechs Aufgaben, die Digitale Fachkräfte übernehmen.
Jede Stelle wird auf Ihren Betrieb zugeschnitten. Diese sechs kommen am häufigsten vor:
Digitale Fachkraft Kundenservice
Beantwortet wiederkehrende Kundenfragen aus Ihrem Firmenwissen, als Entwurf zur Freigabe.
Digitale Fachkraft Vertrieb
Recherchiert Interessenten, pflegt das CRM und bereitet das Nachfassen offener Angebote vor.
Digitale Fachkraft Dokumente
Liest Rechnungen, Lieferscheine und Formulare aus, gleicht sie mit Bestellungen ab und erkennt Dubletten.
Digitale Fachkraft Angebote
Stellt Angebotspositionen aus geprüften Bausteinen und Ihrer Preisliste zusammen.
Digitale Fachkraft Wissen
Beantwortet Fragen der Kolleginnen und Kollegen aus Handbüchern und Unterlagen, immer mit Quelle.
Das bringt es Ihnen
Digitale Fachkraft: Das haben Sie davon.
Das bekommen Sie
- Eine digitale Kraft mit eigenem Stellenprofil für eine feste Aufgabe
- Arbeit mit Ihren Programmen, Vorlagen und Regeln
- Ein Protokoll jedes Arbeitsschritts, Wichtiges zur Freigabe
- 14 Tage kostenlose Probezeit, die Einarbeitung ist erst danach fällig
Festpreis für die Einrichtung, fester Monatspreis für die Betreuung. Beides steht nach dem kostenlosen KI-Check schriftlich fest.
Beispielrechnung · Rechnungsprüfung im Großhandel Beispiel
+650 €Plus im Monat, nach Abzug der 199 €
24 Std.Arbeit im Monat, die die Fachkraft übernimmt
2 Monatebis die Einarbeitung (870 €) wieder drin ist
Kosten und Nutzen im Monat
Digitale Fachkraft
199 €
Wert der übernommenen Arbeit
850 €
So setzt sich das zusammen
- Übernommene Arbeit im Monat8 Std. je Woche heute × 4,33 Wochen im Monat × 70 % übernimmt die Fachkraft = 24 Std.
- Wert dieser Arbeit24 Std. übernommen × 35 € je Arbeitsstunde = 850 €
- Digitale Fachkraft im Monat (netto)199 €
- Plus im Monat850 € Wert − 199 € Kosten = 650 €
- Einarbeitung wieder drin nach870 € Einarbeitung ÷ 650 € Plus je Monat = 2 Monate
Ein Monat hat hier 4,33 Wochen und 21 Arbeitstage, Beträge sind gerundet. So rechnen wir
Mit Ihren eigenen Zahlen rechnen
199 € im Monat netto, Einarbeitung einmalig 870 €, fällig erst nach 14 Tagen kostenloser Probezeit. Die Freigabe bleibt bei Ihnen. Keine Zusage, aber eine ehrliche Größenordnung.
Studien dazu: Brynjolfsson, Li & Raymond, QJE 2025 · DIHK-Fachkräftereport 2025/2026 · Dell’Acqua u. a., Harvard Business School 2023 · alle Zahlen und Quellen
So funktioniert es
Vom ersten Gespräch bis zum Alltag.
Stellenprofil schreiben
Wir beschreiben die Stelle wie in einer Ausschreibung: Aufgaben, Wissen, Arbeitsmittel, Befugnisse, Freigabeperson und Grenzen.
Einarbeiten
Die Fachkraft lernt Ihre Vorlagen, Regeln und Abläufe kennen und wird an Ihre Programme angebunden.
Probezeit
Vierzehn Tage arbeitet sie unter Beobachtung. Sie prüfen jedes Ergebnis.
Im Alltag
Danach erledigt sie ihre Aufgabe jeden Tag. Jeder Schritt steht im Protokoll, Wichtiges geht zur Freigabe.
Digitale Fachkraft
Was die Digitale Fachkraft kann.
Befugnis 1: Lesen und einordnen
Die Fachkraft liest Eingänge, ordnet sie zu und fasst zusammen.
Befugnis 2: Entwerfen und rechnen
Sie erstellt Entwürfe, prüft Rechnungen und rechnet Positionen nach.
Befugnis 3: Ausführen nach Freigabe
Sie erledigt Schritte, nachdem ein Mensch zugestimmt hat.
Mit Protokoll
Jeder Arbeitsschritt ist nachvollziehbar dokumentiert.
Klar gekennzeichnet
Die Fachkraft trägt „(digital)“ im Titel. Alle wissen, dass hier KI arbeitet.
Ihr Wissen bleibt Ihres
Das Firmenwissen gehört Ihnen und lässt sich jederzeit exportieren.
Aus der Praxis
So kann es bei Ihnen aussehen.
Rechnungsprüfung
Die Fachkraft liest E-Rechnungen aus, gleicht sie mit Bestellungen ab und erkennt doppelte Rechnungen.
Angebotsassistenz
Sie stellt Angebotspositionen aus geprüften Bausteinen zusammen, zum Beispiel für einen Haustechnik-Betrieb.
Kundenservice
Sie entwirft Antworten auf Kundenanfragen aus Ihrem Firmenwissen, etwa für eine Immobilienverwaltung.
Das ist enthalten.
- Stellenprofil und Einarbeitung
- Vierzehn Tage kostenlose Probezeit
- Anbindung an Postfach und Ablage
- Protokoll aller Arbeitsschritte
- Updates und Betreuung
Was kostet das?
199 € im Monat für die erste Fachkraft, 149 € für jede weitere (netto). Einarbeitung einmalig 870 €, fällig erst nach der vierzehntägigen Probezeit. Kosten für Cloud-KI geben wir zum Einkaufspreis weiter, mit lokalen Modellen fallen keine an.
Alle Details, Stellenbeispiele und Konditionen finden Sie auf digitale-fachkraft.de. digitale-fachkraft.de
Ehrlich gesagt
Grenzen und Spielregeln.
- Nichts verlässt das Haus ohne menschliche Freigabe.
- Zahlungen, Kundenkontakt, Personalfragen und Änderungen am Firmenwissen bleiben bei Menschen.
- Hardware und individuelle Anbindungen an Warenwirtschaft oder Branchensoftware sind nicht im Monatspreis enthalten.
Fragen zur Abteilung
Häufige Fragen: Digitale Fachkraft
Ihre Frage ist nicht dabei? Rufen Sie an oder schreiben Sie uns.
Ersetzt die Digitale Fachkraft Mitarbeitende?
Sie übernimmt eine klar umrissene Routineaufgabe. Ihre Leute haben dadurch Zeit für Arbeit, die Erfahrung und Fingerspitzengefühl braucht.
Wo läuft die Digitale Fachkraft?
Auf Ihrem Rechner oder Server. Mit einem lokalen Sprachmodell bleibt auch die Verarbeitung in Ihrem Netz.
Was passiert, wenn sie einen Fehler macht?
Ergebnisse mit Außenwirkung gehen vorher zur Freigabe. Im Protokoll sehen Sie jeden Schritt und können Regeln nachschärfen.
Kann ich mehrere Fachkräfte einsetzen?
Ja. Jede bekommt ihre eigene Stelle. Ab der zweiten kostet jede 149 € im Monat (netto).
Ist eine Digitale Fachkraft ein KI-Agent?
Im Kern ist sie ein fester Ablauf mit KI an den Stellen, die Sprache und Dokumente verstehen müssen. Innerhalb ihrer Befugnisse entscheidet sie selbst über die nächsten Schritte, alles darüber hinaus legt sie einem Menschen vor. So bleibt nachvollziehbar, was sie tut.
Mit welchen Programmen arbeitet sie?
Mit Ihrem Postfach und Ihrer Ablage von Anfang an. Anbindungen an Warenwirtschaft, CRM oder Branchensoftware richten wir bei Bedarf ein, mehr dazu bei der KI-Integration.
Andreas Scheller
Ihr Ansprechpartner
Digitale Fachkraft: Lassen Sie uns darüber sprechen.
Im kostenlosen KI-Check nehmen wir ihn auf und bewerten drei bis fünf Möglichkeiten nach Aufwand, Nutzen und Risiko. Persönlich mit Andreas Scheller.