Abtippen
Rechnungsnummer, Beträge, Positionen: Daten aus Dokumenten werden von Hand in Buchhaltung oder Warenwirtschaft übertragen.
Dokumente mit KI automatisch verarbeiten
Rechnungen, Lieferscheine, Formulare, Bescheide: Täglich kommen Dokumente als PDF, Scan, Foto oder E-Mail-Anhang. Die KI liest sie aus, feste Regeln prüfen die Daten und übergeben sie an Buchhaltung, Warenwirtschaft oder Ablage. Was nicht eindeutig ist, landet markiert bei Ihnen.
- PDF, Scan, Foto und E-Rechnung
- Unklare Fälle prüft ein Mensch
- In der EU oder auf Ihrem Server
Das Problem
Papierkram, der jeden Tag wiederkommt.
Prüfen und suchen
Passt die Rechnung zur Bestellung? Fehlt eine Angabe? Für jede Abweichung wird gesucht, verglichen und telefoniert.
Rückstau
Im Urlaub oder bei Krankheit stapeln sich die Belege. Skonto verfällt, Fristen werden knapp.
Bisher und mit KI
Ein Beleg, zwei Arbeitsweisen.
Bisher
- Anhang öffnen oder Papier scannen
- Daten abtippen
- Mit Bestellung und Lieferschein vergleichen
- Bei Abweichungen nachfragen
- Umbenennen, ablegen, an die Buchhaltung geben
Mit KI-Unterstützung
- Der Eingang wird automatisch erkannt
- Die Daten sind ausgelesen und vorbelegt
- Der Abgleich mit der Bestellung läuft im Hintergrund
- Abweichungen sind markiert, mit Grund
- Freigabe mit einem Klick, die Übergabe läuft automatisch
Automatisierter Ablauf
Eine Eingangsrechnung, Schritt für Schritt.
So arbeiten feste Regeln, KI und Mensch zusammen. Strukturierte E-Rechnungen brauchen keine KI, sie liest ein fester Ablauf direkt.
- RegelEingang: Die Rechnung kommt per E-Mail, über den Scanner oder als E-Rechnung und wird dem Ablauf übergeben.
- KIAuslesen: Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Beträge und Positionen werden aus PDF, Scan oder Foto gelesen.
- RegelPrüfen: Abgleich mit Bestellung und Lieferschein, Pflichtangaben, Dubletten und Rechenfehler.
- MenschKlären: Nur Abweichungen landen bei Ihnen, mit Grund und Vorschlag. Zahlungen geben Sie frei.
- RegelÜbergeben: Buchungsvorschlag an die Buchhaltung, das Dokument sinnvoll benannt im richtigen Ordner.
Das Beispiel zeigt den typischen Aufbau. Welche Schritte bei Ihnen Regeln und welche KI brauchen, klären wir im KI-Check.
Das bringt es Ihnen
Dokumentenverarbeitung: Das haben Sie davon.
Das bekommen Sie
- Einen überwachten Eingang für Postfach, Scanner und Fotos vom Handy
- Ausgelesene Daten, geprüft gegen Bestellung und Pflichtangaben
- Abweichungen mit Grund zur Prüfung, alles andere zur Freigabe vorbereitet
- Übergabe an Buchhaltung, Warenwirtschaft oder Ablage, mit Protokoll
Festpreis für die Einrichtung, fester Monatspreis für die Betreuung. Beides steht nach dem kostenlosen KI-Check schriftlich fest.
Beispielrechnung · Großhandel mit 300 Belegen im Monat Beispiel
+420 €Wert der gewonnenen Zeit im Monat
12 Std.weniger Abtippen und Ablegen im Monat
+5.050 €Wert der Zeit im Jahr
Zeit für Dokumente im Monat
Heute
20 Std.
Mit Automatisierung
8 Std.
So setzt sich das zusammen
- Zeit für Dokumente im Monat heute300 Dokumente je Monat × 4 Minuten je Dokument ÷ 60 Minuten je Stunde = 20 Std.
- Davon übernimmt die Automatisierung20 Std. Dokumente heute × 60 % übernimmt die Automatisierung = 12 Std.
- Bleibt bei Ihnen: Abweichungen klären, freigeben20 Std. Dokumente heute − 12 Std. gewonnen = 8 Std.
- Wert der gewonnenen Zeit12 Std. gewonnen × 35 € je Arbeitsstunde = 420 €
- Aufs Jahr gerechnet420 € im Monat × 12 Monate = 5.050 €
Ein Monat hat hier 4,33 Wochen und 21 Arbeitstage, Beträge sind gerundet. So rechnen wir
Mit Ihren eigenen Zahlen rechnen
Strukturierte E-Rechnungen liest ein fester Ablauf ohne KI, die KI braucht es für PDFs, Scans und Fotos. Wir rechnen damit, dass 60 Prozent der Zeit je Dokument wegfallen; Abweichungen klären und freigeben bleibt bei Ihnen. Das ist unsere Annahme, keine Studie; prüfen Sie sie mit Ihren eigenen Zahlen. Weniger Tippfehler und verpasstes Skonto sind nicht eingerechnet. Keine Zusage, aber eine ehrliche Größenordnung.
Was sich verarbeiten lässt
Von der Rechnung bis zur Altakte.
Rechnungen und E-Rechnungen
PDFs und Scans liest die KI, XRechnung und ZUGFeRD liest ein fester Ablauf. Seit 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können.
Lieferscheine und Frachtpapiere
Auch als Foto vom Handy: dem Auftrag zuordnen, Mengen abgleichen, unscharfe Bilder zur Prüfung geben.
Formulare und Anträge
Angaben auslesen, auf Vollständigkeit prüfen, fehlende Unterlagen benennen.
Bescheide und Verträge
Kurzfassung, Beträge und mögliche Fristen erkennen und zur Prüfung vorlegen.
Schadensmeldungen
Text und Fotos dem richtigen Objekt zuordnen, den Auftrag an den Handwerksbetrieb vorbereiten.
Altakten und Archive
Gescannte Unterlagen mit Texterkennung durchsuchbar machen, Antworten mit Fundstelle.
Beispiele
So sieht es im Alltag aus.
Namen und Zahlen der Beispielräume sind erfunden, die Abläufe sind typisch.
Großhandel
Die Digitale Fachkraft Rechnungsprüfung liest Eingangsrechnungen aus, gleicht sie mit den Bestellungen ab und erkennt doppelte Rechnungen.
Spedition
Lieferscheine vom Fahrerhandy werden dem Auftrag zugeordnet; Frachtrechnungen mit Abweichungen bei Standgeld oder Maut gehen zur Prüfung.
Zahnarztpraxis
Laborrechnungen werden gegen die Aufträge geprüft, Auffälligkeiten liegen markiert bei der Praxisleitung.
Integrationen
Woher die Dokumente kommen, wohin die Daten gehen.
Postfach, Scanner, Handy
Ein überwachter Eingang: E-Mail-Postfach, Scanner-Ordner oder Foto vom Handy.
Buchhaltung und DATEV
Buchungsvorschläge und Belege über die Wege, die Ihre Buchhaltung und DATEV vorsehen.
ERP und Warenwirtschaft
Abgleich mit Bestellungen und Lieferungen, Übernahme geprüfter Daten.
Ablage und DMS
Sinnvoll benannt im richtigen Ordner, in SharePoint oder im Dokumentenmanagement.
Mensch und Datenschutz
Die Kontrolle bleibt bei Ihnen.
Der Mensch entscheidet
Abweichungen, unklare Felder und alles, was eine Zahlung auslöst, gibt ein Mensch frei. Die KI rät nicht, sie markiert.
Datenschutz nach DSGVO
Verarbeitung in der EU oder auf Ihrem eigenen Server, mit Auftragsverarbeitungsvertrag. Wir wählen Dienste, die Ihre Dokumente nicht zum Training ihrer Modelle verwenden.
Nachvollziehbar
Zu jedem Dokument steht im Protokoll, was ausgelesen, geprüft und übergeben wurde und wer freigegeben hat.
Fragen
Häufige Fragen: Dokumentenverarbeitung
Ihre Frage ist nicht dabei? Rufen Sie an oder schreiben Sie uns.
Welche Formate kann die KI lesen?
PDFs, Scans und Fotos, dazu Office-Dateien. E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD liest ein fester Ablauf direkt, dafür braucht es keine KI.
Wie zuverlässig ist das Auslesen?
Bei gut lesbaren Dokumenten sehr zuverlässig, aber nie fehlerfrei. Deshalb prüfen feste Regeln jedes Ergebnis, etwa Summen, Pflichtangaben und den Abgleich mit der Bestellung. Was nicht passt, landet bei Ihnen. In der Testphase prüfen Sie jedes Ergebnis selbst.
Geht das auch mit Handschrift?
Gut lesbare Druckschrift oft ja, Handschrift nur eingeschränkt. Wir testen das vorher mit Ihren echten Dokumenten.
Brauchen wir ein Dokumentenmanagementsystem?
Nein. Ein Ordner auf dem Server oder in Microsoft 365 reicht. Ist ein DMS vorhanden, binden wir es an.
Läuft das auch ohne Cloud?
Ja. Mit einem lokalen Sprachmodell auf Ihrem Server verlässt kein Dokument Ihr Netz.
Weiter
Passende Leistungen und Branchen.
Andreas Scheller
Ihr Ansprechpartner
Welche Dokumente kosten Sie die meiste Zeit?
Im kostenlosen KI-Check sehen wir uns Ihre Belege und Abläufe an und bewerten, was sich automatisch verarbeiten lässt und welcher Aufwand dahintersteckt.