Was KI bringt: die Zahlen hinter unseren Beispielen.
Auf jeder Leistungsseite rechnen wir vor, was eine Abteilung bringen kann. Hier steht, wie diese Rechnungen aufgebaut sind, mit welchen Annahmen wir arbeiten und auf welche Studien und Erhebungen wir uns stützen. Alle Zahlen sind am 12. Oktober 2026 an der jeweiligen Quelle geprüft.
So rechnen wir
Nachvollziehbar, vorsichtig, mit Ihren Zahlen.
Jeder Schritt steht da
Unter jeder Beispielrechnung finden Sie „So setzt sich das zusammen“: jede Zeile mit Faktoren, Zwischenergebnis und Beschriftung, zum Beispiel „6 verpasste Anrufe je Woche × 4,33 Wochen im Monat × 20 % × 150 € je Auftrag“.
Sie setzen die Zahlen
Die Startwerte beschreiben einen typischen kleinen Betrieb. Mit den Reglern tragen Sie Ihre eigenen Werte ein. Die Rechnung läuft dabei vollständig in Ihrem Browser; nichts wird gespeichert oder übertragen.
Feste Größen
Ein Monat hat 4,33 Wochen (52 ÷ 12) und 21 Arbeitstage. Beträge runden wir auf 5, 10, 50 oder 100 Euro, Stunden auf eine Nachkommastelle. Genauer wäre nur scheinbar genau.
Unter den Studienwerten
Wo Studien 15 bis 40 Prozent Zeitgewinn messen, rechnen wir mit dem Anteil der Routine, nicht mit der ganzen Arbeitszeit. Die Rechnungen sind Beispiele und keine Zusage; was Ihr Betrieb gewinnt, besprechen wir im Erstgespräch.
Wo Betriebe in Deutschland stehen
KI ist in der Breite angekommen. Wer heute anfängt, ist nicht zu früh dran, sondern genau rechtzeitig.
Quelle 1
54,5 %
der Unternehmen in Deutschland setzen KI in ihren Geschäftsprozessen ein. Ein Jahr zuvor waren es 40,9 %, zwei Jahre zuvor 27 %.
Weitere 16 % planen den Einsatz, 21,6 % diskutieren ihn. Kleine Unternehmen 51,2 %, mittlere 47,2 %, große 67,2 %. Am häufigsten eingesetzt in Verwaltung, Datenanalyse, Programmierung, Korrespondenz und Informationsrecherche.
Zeigt, dass Korrespondenz und Verwaltung zu den häufigsten Einsatzfeldern gehören: genau dort setzen KI-Büro, KI-Wissen und KI-Automatisierung an.
ifo Institut: More Than Half of Companies in Germany Use Artificial Intelligence, 5. Juni 2026. Zur Quelle
Quelle 2
36 %
der Unternehmen ab 20 Beschäftigten setzen KI ein, fast doppelt so viele wie im Jahr davor (20 %). Weitere 47 % planen oder diskutieren den Einsatz.
Von den Unternehmen, die KI nutzen, setzen sie 88 % im Kundenkontakt ein, 57 % in Marketing und Kommunikation, 17 % in Controlling und Rechnungswesen. Nur noch 17 % sagen, KI sei für sie kein Thema (Vorjahr 41 %). Befragt wurden 604 Unternehmen.
Der Kundenkontakt ist das häufigste Einsatzfeld. Dort liegen unsere Beispiele für Telefon, Webseite und Terminvereinbarung.
Bitkom e. V.: Durchbruch bei Künstlicher Intelligenz, 15. September 2025. Zur Quelle
Quelle 3
26 %
der Unternehmen ab 10 Beschäftigten nutzten 2025 KI. Bei 10 bis 49 Beschäftigten waren es 23 %, bei 50 bis 249 Beschäftigten 36 %, ab 250 Beschäftigten 57 %.
Amtliche Erhebung zur Nutzung von Informations- und Kommunikationstechnologie in Unternehmen (IKT-Erhebung 2025), Stand 24. November 2025. 2024 lag der Anteil bei 20 %.
Die amtliche, vorsichtigere Zählung. Gerade kleine Betriebe mit 10 bis 49 Beschäftigten haben noch viel Spielraum.
Statistisches Bundesamt (Destatis): Unternehmen mit Nutzung von Technologien der künstlichen Intelligenz nach Beschäftigtengrößenklassen, 24. November 2025. Zur Quelle
Quelle 4
20 %
der mittelständischen Unternehmen haben zwischen 2022 und 2024 KI genutzt, knapp 780.000 Betriebe. 2016 bis 2018 waren es 4 %.
Unternehmen mit mehr als 50 Beschäftigten: 36 %. Unternehmen mit weniger als 5 Beschäftigten: 19 %. Laut KfW entscheidet weniger die Größe als der Digitalisierungsgrad über den Einsatz.
Auch Kleinstbetriebe nutzen KI. Entscheidend ist nicht die Größe, sondern dass jemand die Einrichtung übernimmt.
KfW Research: Künstliche Intelligenz kommt im Mittelstand immer häufiger zum Einsatz, 11. Februar 2026. Zur Quelle
Quelle 5
88 %
der weltweit befragten Unternehmen nutzen KI regelmäßig in mindestens einem Geschäftsbereich (Vorjahr 78 %).
Etwa ein Drittel hat begonnen, KI im ganzen Unternehmen auszurollen; 39 % berichten eine Wirkung auf das Betriebsergebnis. Kostenvorteile werden am häufigsten in Softwareentwicklung, Produktion und IT genannt, Umsatzeffekte in Marketing und Vertrieb.
Nutzen entsteht dort, wo KI feste Abläufe übernimmt. Darauf sind unsere Abteilungen zugeschnitten.
McKinsey & Company: The state of AI in 2025: Agents, innovation, and transformation, November 2025. Zur Quelle
Was Studien zur Produktivität zeigen
Unabhängige Experimente mit Tausenden Beschäftigten, nicht Werbung von Anbietern. Unsere Annahmen liegen unter den gemessenen Werten.
Quelle 7
40 %
weniger Zeit für Schreibaufgaben wie E-Mails, Anschreiben und Pläne, bei 18 % besserer Qualität, wenn Berufstätige KI nutzen durften.
Kontrolliertes Experiment mit 453 Berufstätigen (Marketing, Beratung, Verwaltung, Personal). Einschränkung der Autoren: Die Texte wurden nicht auf Fakten geprüft; im Alltag kostet Prüfen Zeit.
Grundlage für das KI-Büro: Wir rechnen mit 40 % der Schreibarbeit, nicht der gesamten Arbeitszeit, und lassen Sie jede Antwort freigeben.
Shakked Noy, Whitney Zhang (MIT): Experimental evidence on the productivity effects of generative artificial intelligence, Science 381, 14. Juli 2023. Zur Quelle
Quelle 8
15 %
mehr gelöste Kundenanfragen pro Stunde mit KI-Unterstützung, gemessen bei 5.172 Beschäftigten im Kundensupport über mehrere Monate.
Weniger erfahrene Beschäftigte gewannen am meisten, an Tempo und Qualität. Kundinnen und Kunden waren freundlicher und verlangten seltener die Leitung. Veröffentlicht im Quarterly Journal of Economics (2025).
Das ist Arbeit im echten Betrieb über Monate, nicht im Labor. Für Kundenanfragen, Vertrieb und die Digitale Fachkraft rechnen wir mit vergleichbaren Größenordnungen.
Erik Brynjolfsson, Danielle Li, Lindsey Raymond: Generative AI at Work, Quarterly Journal of Economics 140 (2), 2025. Zur Quelle
Quelle 9
25 %
schneller erledigten 758 Beraterinnen und Berater realistische Aufgaben mit KI, mit 12 % mehr erledigten Aufgaben und über 40 % besserer Qualität.
Feldexperiment der Harvard Business School mit der Boston Consulting Group. Wichtig: Bei Aufgaben jenseits dessen, was die KI kann, lagen die Teilnehmenden mit KI 19 Prozentpunkte häufiger daneben. Deshalb legen wir Grenzen fest und lassen Menschen freigeben.
Zeigt Nutzen und Grenze zugleich: KI hilft bei klar umrissenen Aufgaben, Entscheidungen bleiben bei Menschen. So bauen wir jede Abteilung.
Fabrizio Dell’Acqua u. a.: Navigating the Jagged Technological Frontier, Harvard Business School Working Paper 24-013, September 2023. Zur Quelle
E-Mail, Termine, Anrufe: die Zahlen hinter dem Alltag
Wo die Zeit heute hingeht und was Erinnerungen und schnelle Antworten bewirken.
Quelle 11
117
E-Mails und 153 Chat-Nachrichten erreichen Beschäftigte im Schnitt an einem Arbeitstag. Alle zwei Minuten unterbricht etwas die Arbeit, 275-mal am Tag.
40 % lesen schon vor 6 Uhr morgens E-Mails. Grundlage: anonymisierte Nutzungsdaten aus Microsoft 365 und eine Befragung von 31.000 Beschäftigten in 31 Ländern.
Das Postfach ist der größte Zeitfresser im Büro. Acht Stunden Schreibarbeit pro Woche, wie in unserem Beispiel, sind eher wenig.
Microsoft: Work Trend Index Special Report: Breaking down the infinite workday, 17. Juni 2025. Zur Quelle
Quelle 12
78,6 %
der Patientinnen und Patienten erschienen zum Termin, wenn sie eine SMS-Erinnerung bekamen, gegenüber 67,8 % ohne Erinnerung.
Systematische Auswertung von acht randomisierten Studien mit 6.615 Teilnehmenden (Cochrane). SMS-Erinnerungen wirkten so gut wie Anrufe und kosteten je Termin 55 bis 65 % weniger.
Rund jeder dritte Ausfall lässt sich durch Erinnerungen vermeiden. Genau damit rechnet die KI-Terminvereinbarung.
Gurol-Urganci u. a., Cochrane Collaboration: Mobile phone messaging reminders for attendance at healthcare appointments (CD007458), 2013. Zur Quelle
Quelle 13
23 %
von 2.241 geprüften Firmen antworteten auf eine Anfrage über ihre Webseite nie. Nur 37 % antworteten innerhalb einer Stunde, im Schnitt dauerte es 42 Stunden.
Test-Anfragen an US-Unternehmen; die Autoren kommen zu dem Schluss, dass die meisten Firmen viel zu langsam reagieren und Interessenten in dieser Zeit abspringen.
Wer zuerst antwortet, bekommt den Auftrag. Terminvorschläge in Minuten und nachgefasste Angebote setzen hier an.
James B. Oldroyd, Kristina McElheran, David Elkington: The Short Life of Online Sales Leads, Harvard Business Review 89 (3), März 2011. Zur Quelle
Quelle 14
58 %
der Menschen in Deutschland rufen privat bei unbekannten Nummern nicht zurück. Bei 70- bis 79-Jährigen sagen 67,5 %, sie riefen nie zurück.
Repräsentative Online-Befragung von 1.016 Personen (18 bis 79 Jahre) durch Innofact im Auftrag von Verivox, Juli 2025.
Ein Rückruf vom Betrieb erreicht viele nicht mehr. Wer beim ersten Anruf nicht abnimmt, verliert oft den Kontakt. Daher rechnen wir beim KI-Telefon mit einem Anteil, der woanders beauftragt.
Verivox, durchgeführt von Innofact: Umfrage: Rückrufe bei unbekannten Nummern, 8. September 2025. Zur Quelle
Quelle 15
85 %
der Verantwortlichen für Kundenservice wollten 2025 KI-Assistenten im direkten Kundenkontakt erproben oder einführen.
Befragung von 187 Führungskräften im Kundenservice, Juli und August 2024. Kundinnen und Kunden werden solche Assistenten also zunehmend gewohnt sein.
KI-Telefon und Chatbot sind kein Exot mehr. Wichtig bleibt, dass sie sich als KI zu erkennen geben, so verlangt es die EU-KI-Verordnung.
Gartner: Gartner Survey Reveals 85% of Customer Service Leaders Will Explore or Pilot Customer-Facing Conversational GenAI in 2025, 9. Dezember 2024. Zur Quelle
Warum gerade jetzt
Die Leute fehlen, die Technik ist bezahlbar geworden, und die meisten Betriebe haben KI noch nicht in der Breite im Einsatz.
Quelle 6
22 %
der Unternehmen haben KI über mehrere Geschäftsbereiche hinweg im Einsatz. Die erfolgreichsten melden bei 81 % ihrer KI-Vorhaben einen positiven Ertrag.
Befragung von 1.303 Unternehmen ab 50 Mio. US-Dollar Umsatz, Januar bis April 2026. Die Mehrheit steckt noch in Versuchen; wer Abläufe konsequent umstellt, erzielt messbare Rendite.
Nicht Ausprobieren bringt den Ertrag, sondern eine Aufgabe wirklich zu übernehmen. Deshalb fangen wir mit einer klar umrissenen Aufgabe an.
Gartner: Gartner Survey Finds Only 22% of Organizations Have Successfully Scaled AI Across Multiple Business Units, September 2026. Zur Quelle
Quelle 10
280-fach
günstiger wurde zwischen November 2022 und Oktober 2024 eine KI-Anfrage auf dem Niveau von GPT-3.5. KI-Leistung, die vor drei Jahren teuer war, kostet heute Cent-Beträge.
Der Bericht fasst außerdem zusammen: 78 % der Organisationen nutzten 2024 KI (2023: 55 %), und eine wachsende Zahl von Studien bestätigt Produktivitätsgewinne, meist mit kleineren Unterschieden zwischen erfahrenen und weniger erfahrenen Beschäftigten.
Darum ist KI heute für kleine Betriebe bezahlbar: Die laufenden Kosten der KI selbst sind oft kleiner als eine Arbeitsstunde im Monat. Was zählt, ist die Einrichtung, und die gibt es bei uns zum Festpreis.
Stanford Institute for Human-Centered AI: The 2025 AI Index Report, April 2025. Zur Quelle
Quelle 16
36 %
der Unternehmen können offene Stellen zumindest teilweise nicht besetzen; bei kleinen und mittleren Betrieben sind es mehr als 40 %. 83 % erwarten in den kommenden Jahren Nachteile durch fehlende Fachkräfte.
DIHK-Konjunkturumfrage Herbst 2025 mit fast 22.000 Unternehmen. Am häufigsten fehlen Fachkräfte mit dualer Berufsausbildung (57 %).
Für Routine im Büro findet sich kaum noch jemand. KI übernimmt sie, ohne dass Sie einstellen müssen, und Ihre Fachleute machen Fachliches.
Deutsche Industrie- und Handelskammer (DIHK): DIHK-Fachkräftereport 2025/2026, 19. Dezember 2025. Zur Quelle
40 % der Schreibarbeit übernimmt das KI-Büro (nicht 40 % der Arbeitszeit).
40 % weniger Zeit für Schreibaufgaben (Noy & Zhang), 15 % mehr erledigte Anfragen im Kundensupport (Brynjolfsson u. a.), 25 % schneller bei Beratungsaufgaben (Dell’Acqua u. a.).
Eine Minute Prüfen je Termin statt sechs Minuten Hin und Her; jeder dritte vergessene Termin wird durch die Erinnerung verhindert.
Erinnerungen heben das Erscheinen von 67,8 % auf 78,6 %, also rund ein Drittel der Ausfälle (Cochrane). 23 % der Firmen antworten auf Web-Anfragen nie (HBR).
Die Hälfte der Zeit fürs Suchen und Nachfragen fällt weg.
Weniger erfahrene Beschäftigte gewinnen mit KI am meisten (Brynjolfsson u. a., Dell’Acqua u. a.); Informationsrecherche ist ein Haupteinsatzfeld (ifo).
Alle Studien sind unabhängig von uns und von KI-Anbietern entstanden. Zahlen aus Anbieter-Blogs verwenden wir nicht. Fehlt Ihnen eine Quelle oder sehen Sie eine Zahl anders? Schreiben Sie uns.
Andreas SchellerIhr Ansprechpartner
Rechnen wir es für Ihren Betrieb durch.
Im kostenlosen Erstgespräch setzen wir Ihre Zahlen ein: wie viel Zeit heute draufgeht, was eine Stunde bei Ihnen wert ist und womit Sie anfangen sollten. Danach bekommen Sie einen schriftlichen Vorschlag mit Festpreis.
