Anfragen erkennen, sortieren, mit Daten aus Ihren Programmen ergänzen und Antworten vorbereiten.
UGUntergeschoss · Haustechnik
KI-Automatisierung für Unternehmen
Wir automatisieren Abläufe, die sich jeden Tag wiederholen und trotzdem nie ganz gleich sind: Anfragen per E-Mail, Rechnungen, Lieferscheine, Daten zwischen Programmen. Feste Regeln erledigen, was eindeutig ist. KI kommt dazu, wo Sprache und Dokumente verstanden werden müssen. Was wichtig ist, gibt ein Mensch frei.
Typisch für Mittelstand, Spedition, Handel, Dienstleister
- Termin online gebuchtWebseite
- Im Kalender eingetragenTerminbuch
- Bestätigung verschicktE-Mail, sofort
- Erinnerung am VortagSMS, 24 Stunden vorher
Läuft automatisch. Niemand muss daran denken.
Kennen Sie das?
Wo es im Alltag hakt.
Doppelt getippt
Kundendaten, Aufträge und Belege werden von Hand von einem Programm ins nächste übertragen. Dabei entstehen Fehler, die später Zeit kosten.
Liegengebliebene Vorgänge
Anfragen, Rechnungen und Rückfragen warten im Postfach, bis jemand Zeit hat. Wer nachfragt, bekommt keine schnelle Antwort.
Insellösungen
Jedes Programm für sich ist gut. Zusammen arbeiten sie nicht, und ein KI-Werkzeug im Browser kennt Ihre Daten nicht.
Typische Bereiche
Was sich automatisieren lässt.
Geeignet sind Abläufe, die sich oft wiederholen, nach erkennbaren Regeln laufen und deren Ergebnis sich prüfen lässt. In diesen Bereichen finden wir sie fast immer:
Dokumente
Rechnungen, Lieferscheine, Formulare und PDFs auslesen, prüfen und an der richtigen Stelle ablegen.
Angebote
Anfragen auswerten, Preise und Bausteine zusammenführen, Angebotsentwürfe nach Ihrer Vorlage.
Kundenservice
Wiederkehrende Fragen schneller und einheitlich beantworten, per E-Mail, Chat oder Telefon.
CRM und Vertrieb
Kontakte und Verlauf pflegen, Interessenten recherchieren, das Nachfassen vorbereiten.
Telefon
Anrufe annehmen, häufige Fragen beantworten, Termine eintragen, Dringendes weiterleiten.
Termine
Terminwünsche beantworten, Kalender abgleichen, bestätigen und erinnern.
Reporting
Zahlen aus mehreren Programmen zusammenführen und als kurzen Bericht verschicken.
Programme verbinden
ERP, Buchhaltung, Kalender, Shop und E-Mail so verbinden, dass niemand Daten doppelt eintippt.
Feste Regeln plus KI
Nicht jeder Ablauf braucht einen KI-Agenten.
Die meisten Geschäftsprozesse bestehen aus festen Regeln, Schnittstellen und Freigaben. Diese Schritte bauen wir als klassischen Workflow: schnell, günstig und jedes Mal gleich. KI setzen wir gezielt dort ein, wo Sprache verstanden oder ein Dokument gedeutet werden muss.
Das erledigen feste Regeln
- Daten von einem Programm ins andere übertragen
- Fristen berechnen und Wiedervorlagen setzen
- Freigaben anstoßen und Dateien ablegen
- Bestätigungen und Erinnerungen verschicken
- Schnittstellen abfragen, etwa Preise oder Verfügbarkeit
Hier hilft KI
- E-Mails verstehen und einordnen
- Rechnungen, Lieferscheine und Formulare auslesen
- Freitext dem richtigen Kunden, Objekt oder Auftrag zuordnen
- Antworten und Angebote als Entwurf schreiben
- Unstrukturierte Informationen zusammenfassen
Mehr dazu im Artikel Chatbot, Automatisierung, KI-Agent: Wo ist der Unterschied?
Das bringt es Ihnen
KI-Automatisierung: Das haben Sie davon.
Das bekommen Sie
- Verbindungen zwischen Kalender, Kasse, Buchhaltung, Shop und E-Mail
- Daten, die von allein dorthin kommen, wo sie gebraucht werden
- Belege aus dem Postfach als Buchungsvorschlag
- Überwachung mit Meldung, sobald ein Ablauf stockt
Festpreis für die Einrichtung, fester Monatspreis für die Betreuung. Beides steht nach dem kostenlosen KI-Check schriftlich fest.
Beispielrechnung · Fachhändler mit Online-Shop Beispiel
+450 €Wert der gewonnenen Zeit im Monat
11 Std.weniger Abtippen und Nacharbeit im Monat
+5.400 €Wert der Zeit im Jahr
Abtippen im Monat
Heute
11 Std.
Automatisiert
1,1 Std.
So setzt sich das zusammen
- Abtippen heute50 Vorgänge je Woche von Hand × 4,33 Wochen im Monat × 3 Minuten je Vorgang ÷ 60 Minuten je Stunde = 11 Std.
- Kontrolle nach der Automatisierung (ein Zehntel)11 Std. Abtippen heute ÷ 10 (ein Zehntel) = 1,1 Std.
- Nacharbeit, die wegfällt (30 Minuten je Fehler)3 Fehler je Monat × 0,5 Std. je Fehler = 1,5 Std.
- Gewonnene Zeit im Monat11 Std. Abtippen heute − 1,1 Std. Kontrolle + 1,5 Std. Nacharbeit = 11 Std.
- Wert der gewonnenen Zeit11 Std. gewonnen × 40 € je Arbeitsstunde = 450 €
- Aufs Jahr gerechnet450 € im Monat × 12 Monate = 5.400 €
Ein Monat hat hier 4,33 Wochen und 21 Arbeitstage, Beträge sind gerundet. So rechnen wir
Mit Ihren eigenen Zahlen rechnen
Was sich verbinden lässt, prüfen wir vorher an Ihren Programmen und sagen es offen. Keine Zusage, aber eine ehrliche Größenordnung.
Studien dazu: McKinsey, The state of AI in 2025 · ifo Institut, Unternehmensbefragung Mai 2026 · alle Zahlen und Quellen
So funktioniert es
Vom ersten Gespräch bis zum Alltag.
Abläufe aufnehmen
Wir schauen uns an, welche Informationen wo ankommen, wer was damit macht und wohin die Daten müssen.
Workflow bauen
Feste Regeln und Schnittstellen übernehmen das Eindeutige. Wo keine Schnittstelle vorhanden ist, prüfen wir andere Wege, etwa E-Mail oder Dateiexport.
KI gezielt einsetzen
Wo Regeln nicht reichen, hilft KI: Sie liest Freitext und Dokumente, ordnet zu und schreibt Entwürfe.
Betreiben und überwachen
Jeder Lauf wird protokolliert. Stockt ein Ablauf, bekommen Sie oder wir sofort eine Meldung.
Beispielablauf
Eine Anfrage per E-Mail, Schritt für Schritt.
So arbeiten Regel, KI und Mensch zusammen, hier am Beispiel eines Großhändlers, der Anfragen nach Ersatzteilen bekommt.
- RegelEingang: Eine Anfrage kommt mit PDF-Anhang ins Postfach und wird dem Ablauf übergeben.
- KIErkennen: Kunde, gesuchte Teile, Menge und Wunschtermin werden aus Text und Anhang gelesen.
- RegelErgänzen: Kundendaten kommen aus dem CRM, Preise und Bestand aus der Warenwirtschaft.
- KIEntwurf: Ein Angebot nach Ihrer Vorlage, fehlende Angaben sind markiert.
- MenschFreigabe: Eine Mitarbeiterin prüft, ergänzt bei Bedarf und schickt ab.
- RegelAblage: Der Vorgang steht im CRM, die Wiedervorlage ist in drei Tagen gesetzt.
Das Beispiel ist erfunden und zeigt den typischen Aufbau. Wie es bei Ihnen aussieht, klären wir im KI-Check.
Sicher im Betrieb
Mensch, Überwachung, Datenschutz.
Der Mensch entscheidet
Was nach außen geht oder Geld bewegt, gibt ein Mensch frei. Unklare Fälle landen markiert bei Ihnen, statt geraten zu werden.
Überwacht im Betrieb
Jeder Lauf wird protokolliert. Stockt ein Ablauf oder ändert sich eine Schnittstelle, bekommen Sie oder wir sofort eine Meldung. Wir pflegen und verbessern die Abläufe laufend.
Datenschutz nach DSGVO
Verarbeitung in der EU oder auf Ihrem eigenen Server, mit Auftragsverarbeitungsvertrag. Vorher steht fest, welche Daten wohin gehen.
KI-Automatisierung
Was die KI-Automatisierung kann.
Termine synchron
Online-Buchung, Kalender und Erinnerungen arbeiten zusammen.
Belege automatisch
Rechnungen aus dem Postfach landen erkannt in der Buchhaltung.
Bestellungen übernehmen
Aus Shop, E-Mail oder Formular direkt in Ihre Warenwirtschaft.
Erinnerungen und Nachrichten
SMS oder E-Mail zum richtigen Zeitpunkt, ohne dass jemand daran denken muss.
Berichte
Zahlen aus mehreren Programmen in einer Übersicht.
Meldung bei Fehlern
Wenn ein Ablauf stockt, erfahren Sie es sofort.
Aus der Praxis
So kann es bei Ihnen aussehen.
Spedition
Lieferscheine vom Fahrerhandy werden erkannt, dem Auftrag zugeordnet und in der Buchhaltung abgelegt. Unscharfe Fotos gehen zur Prüfung an die Disposition.
Hausverwaltung
Schadensmeldungen per E-Mail werden dem richtigen Objekt zugeordnet. Der Auftrag an den Handwerksbetrieb liegt als Entwurf bereit und geht nach Freigabe raus.
Großhandel
Rechnungen von Lieferanten werden aus dem Postfach gelesen, mit der Bestellung abgeglichen und als Buchungsvorschlag an die Buchhaltung übergeben.
Das ist enthalten.
- Aufnahme Ihrer Abläufe
- Einrichtung der Verbindungen
- Test mit echten Beispielen
- Überwachung und Fehlermeldungen
- Anpassung bei Programmwechseln
Was kostet das?
Einrichtung je Ablauf zum Festpreis, Überwachung und Pflege zum Monatspreis.
Ehrlich gesagt
Grenzen und Spielregeln.
- Wir automatisieren nur Abläufe, die Sie verstehen und kontrollieren können.
- Zahlungen werden nicht ohne Freigabe ausgelöst.
- Nicht jedes Programm hat eine Schnittstelle. Das prüfen wir vorher und sagen es Ihnen offen.
Fragen zur Abteilung
Häufige Fragen: KI-Automatisierung
Ihre Frage ist nicht dabei? Rufen Sie an oder schreiben Sie uns.
Welche Programme lassen sich verbinden?
Viele gängige Kalender-, Kassen-, Buchhaltungs- und Shop-Programme haben Schnittstellen. Welche Verbindungen bei Ihnen möglich sind, prüfen wir im KI-Check.
Was ist der Unterschied zur Digitalen Fachkraft?
Eine Automatisierung folgt festen Wegen, wie eine Rohrleitung. Die Digitale Fachkraft erledigt eine ganze Aufgabe und entscheidet innerhalb ihrer Befugnisse selbst über die nächsten Schritte.
Was passiert, wenn ein Programm ein Update bekommt?
Wir überwachen die Abläufe und passen sie an, wenn sich eine Schnittstelle ändert.
Brauche ich dafür neue Software?
Meist nicht. Wir verbinden, was Sie schon haben.
Brauchen wir dafür einen KI-Agenten?
Meist nicht. Die meisten Abläufe lassen sich mit festen Regeln und Schnittstellen abbilden. KI kommt nur für die Schritte dazu, in denen Sprache oder Dokumente verstanden werden müssen. Das ist günstiger, schneller und leichter zu prüfen. Einen Agenten setzen wir ein, wenn eine Aufgabe wirklich wechselnde Entscheidungen verlangt, und dann mit klaren Befugnissen.
Welche Technik setzen Sie ein?
Das richtet sich nach der Aufgabe: direkte Schnittstellen, Workflow-Werkzeuge wie n8n oder eigene Programme. Sprachmodelle laufen in einem Rechenzentrum in der EU oder lokal auf Ihrem Server. Wichtig ist, dass Sie die Lösung verstehen und wir sie dauerhaft betreiben können.
Wie steht es um den Datenschutz?
Wir legen vorher fest, welche Daten verarbeitet werden und wo. Die Verarbeitung läuft in der EU oder auf Ihrem Server, mit Auftragsverarbeitungsvertrag und Protokoll. Personenbezogene Daten verarbeiten wir nur, soweit der Ablauf sie braucht.
Andreas Scheller
Ihr Ansprechpartner
KI-Automatisierung: Lassen Sie uns darüber sprechen.
Im kostenlosen KI-Check nehmen wir ihn auf und bewerten drei bis fünf Möglichkeiten nach Aufwand, Nutzen und Risiko. Persönlich mit Andreas Scheller.