Branche · Großhandel

KI und Automatisierung für den Großhandel

Ob Haustechnik, Elektro, Baustoffe oder technischer Handel: Im Großhandel entscheidet der Innendienst, wie schnell Kunden ihre Ware bekommen. Doch Bestellungen kommen als E-Mail, PDF oder Foto, und jede Frage nach Liefertermin oder Preis heißt nachsehen und antworten. Das KI-Servicehaus liest Bestellungen und Anfragen aus, bereitet Aufträge und Antworten mit Daten aus Ihrer Warenwirtschaft vor und prüft die Belege Ihrer Lieferanten. Ihr Innendienst entscheidet und berät, statt abzutippen.

KI-Check vereinbaren So hilft KI

Guter EinstiegKI-Büro

Ein Tag mit dem KI-Servicehaus

Großhandel

  1. Über Nacht kamen 34 Bestellungen per E-Mail und PDF. Positionen, Mengen und Wunschtermine sind ausgelesen und als Aufträge zur Prüfung vorbereitet.

    1KI-Büro

  2. Ein Installateur fragt, ob 40 Meter Mehrschichtverbundrohr bis Donnerstag lieferbar sind. Die Antwort mit Bestand und Liefertermin aus der Warenwirtschaft wartet auf Freigabe.

    1KI-Büro

  3. Auftragsbestätigungen von drei Lieferanten sind mit Ihren Bestellungen abgeglichen. Bei einer hat sich der Liefertermin verschoben, der Einkauf ist informiert.

    2Digitale Fachkraft

  4. Lieferantenrechnungen sind gegen Bestellung und Wareneingang geprüft. Zwei Preisabweichungen liegen zur Freigabe vor.

    2Digitale Fachkraft

  5. Bestellungen aus dem Webshop und von Großkunden per Schnittstelle stehen in der Warenwirtschaft, ohne Abtippen.

    UGKI-Automatisierung
Beispielhafter TagesablaufSo hilft KI

Kennen Sie das?

Wo es in Ihrem Großhandel hakt.

Bestellungen in jeder Form

E-Mail-Text, PDF, Excel-Liste oder Foto vom Zettel: Jede Bestellung wird von Hand in die Warenwirtschaft übertragen. Bei Spitzen bleibt Arbeit liegen.

Immer dieselben Fragen

Ist das lieferbar, wann kommt es, was kostet es? Für jede Antwort wird in der Warenwirtschaft nachgesehen und eine E-Mail geschrieben.

Lieferantenbelege ohne Abgleich

Auftragsbestätigungen und Rechnungen weichen von der Bestellung ab: andere Termine, andere Preise, Teillieferungen. Ohne Abgleich fällt es oft zu spät auf.

So hilft das KI-Servicehaus

Was KI in Ihrem Großhandel übernimmt.

1KI-Büro

Bestellungen und Anfragen

Bestellungen aus E-Mail, PDF und Foto werden ausgelesen und als Auftrag vorbereitet. Fragen zu Verfügbarkeit, Liefertermin und Preis bekommen einen Antwortentwurf mit Daten aus Ihrer Warenwirtschaft.

2Digitale Fachkraft

Lieferantenbelege prüfen

Eine Digitale Fachkraft gleicht Auftragsbestätigungen und Rechnungen mit Bestellung und Wareneingang ab und legt Abweichungen bei Preis, Menge oder Termin zur Freigabe vor.

UGKI-Automatisierung

Programme verbinden

Webshop, Warenwirtschaft, Buchhaltung und E-Mail tauschen Daten automatisch aus. E-Rechnungen werden direkt übernommen, ohne Abtippen und ohne KI.

UGKI-Wissen

Produktwissen auf Abruf

Datenblätter, Kataloge und technische Merkblätter werden durchsuchbar. Der Innendienst findet Antworten mit Quelle, statt in Ordnern zu suchen.

So funktioniert es im Einzelnen

Guter Einstieg

Womit Sie am besten anfangen.

Die Erfassung von Bestellungen aus dem Postfach bringt sofort Entlastung und ist in wenigen Tagen eingerichtet. Dafür brauchen wir Zugang zu Ihrem Bestellpostfach und eine Anbindung an Ihre Warenwirtschaft oder einen Datenexport.

KI-Check vereinbaren
1. OG · Büro

KI-Büro

E-Mails, Dokumente, Angebote und Abläufe.

  • E-Mails vorsortieren und Antworten vorschlagen
  • Termine per E-Mail vereinbaren
  • Angebote und Schreiben aus Stichworten erstellen

14 Std. weniger Schreibtisch im Monat Beispiel

Typisch für Handwerk, Kanzlei, Hausverwaltung, Mittelstand

Ihre Branche, Ihre Regeln

Darauf achten wir.

Ihre Warenwirtschaft bleibt

Wir binden an Ihre Warenwirtschaft an, soweit sie eine Schnittstelle oder einen Import bietet. Preise, Bestände und Konditionen kommen immer von dort, nie aus der KI.

Freigabe im Innendienst

Aufträge und Antworten entstehen als Entwurf. Was zum Kunden geht, gibt Ihr Innendienst frei; eindeutige Standardfälle auf Wunsch automatisch.

Kunden- und Lieferantendaten

Verarbeitung in der EU oder auf Ihrem Server, mit Auftragsverarbeitungsvertrag. Ihre Konditionen und Kundenlisten werden nicht zum Training von KI-Modellen genutzt.

E-Rechnung mitgedacht

Strukturierte E-Rechnungen liest ein fester Ablauf direkt. KI kommt nur dort zum Einsatz, wo Belege als PDF, Scan oder Freitext ankommen.

Fragen aus der Branche

Häufige Fragen: KI für den Großhandel

Ihre Frage ist nicht dabei? Rufen Sie an oder schreiben Sie uns.

Funktioniert das mit unserer Warenwirtschaft?

Mit vielen gängigen Warenwirtschafts- und ERP-Systemen ja, über Schnittstelle oder Dateiimport. Welche Verbindung bei Ihnen möglich ist, prüfen wir im KI-Check.

Was passiert bei unbekannten Artikeln oder Sonderpreisen?

Die KI rät nicht. Unbekannte Artikelnummern, ungewöhnliche Mengen und Sonderkonditionen werden markiert und Ihrem Innendienst vorgelegt.

Kann die KI Aufträge automatisch anlegen?

Ja, wenn Sie das wollen und die Bestellung eindeutig ist. Am Anfang prüft Ihr Innendienst jeden Auftrag, danach nur noch die Abweichungen.

Lohnt sich das, wenn viele Kunden über den Webshop bestellen?

Der Webshop läuft meist schon automatisch. Die Arbeit steckt in den Bestellungen und Anfragen per E-Mail und PDF. Genau dort setzen wir an.

Wissen

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Häufig, gleichartig, digital, prüfbar: Woran Sie Prozesse erkennen, die sich für KI-Automatisierung eignen, und wie Sie den besten Kandidaten für den Anfang finden.

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Andreas Scheller Ihr Ansprechpartner

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