Welche Prozesse eignen sich für KI-Automatisierung?

Der Inhaber eines Elektrobetriebs mit 14 Mitarbeitenden möchte „etwas mit KI machen“. Ideen gibt es genug: ein KI-Telefon, weil es ständig klingelt, ein Chatbot für die Website, automatische Angebote. Aber womit anfangen? Die Erfahrung zeigt: Der Prozess, der am meisten nervt, ist nicht automatisch der, der sich am besten eignet. Gute Kandidaten für KI-Automatisierung haben bestimmte Merkmale, und die lassen sich prüfen, bevor Geld ausgegeben wird.

Sieben Merkmale eines guten Kandidaten

1. Er kommt oft vor. Täglich oder mindestens wöchentlich, am besten dutzend- oder hundertfach im Monat. Eine Einrichtung lohnt sich erst, wenn sich die gesparte Zeit oft wiederholt.
2. Er läuft im Kern gleich ab. Die Eingaben dürfen unterschiedlich aussehen, jede Bestellung ist anders formuliert. Der Ablauf dahinter sollte aber gleich sein: lesen, prüfen, eintragen, bestätigen.
3. Er beginnt digital. E-Mail, PDF, Webformular oder eine Schnittstelle sind ideal. Papier geht auch, dann gehört das Scannen als erster Schritt dazu.
4. Das Ergebnis ist prüfbar. Sie können sagen, was richtig ist: Stimmt die Rechnung mit der Bestellung überein? Ist die Anfrage dem richtigen Kunden zugeordnet? Was sich prüfen lässt, lässt sich auch absichern.
5. Fehler fallen auf und sind korrigierbar. Ein falsch einsortierter Entwurf ist schnell behoben. Eine falsch überwiesene Rechnung nicht. Je teurer ein Fehler, desto wichtiger ist eine Freigabe durch einen Menschen.
6. Die Daten sind erreichbar. Postfach, Warenwirtschaft, CRM oder Dokumentenablage haben eine Schnittstelle oder zumindest einen geregelten Export. Liegt das Wissen nur in Köpfen, muss es erst aufgeschrieben werden.
7. Jemand ist verantwortlich. Es gibt eine Person, die den Ablauf kennt, Ausnahmen erklären kann und das Ergebnis abnimmt. Ohne sie bleibt jede Automatisierung ein Fremdkörper.

Erfüllt ein Prozess fünf oder mehr dieser Punkte, ist er ein ernsthafter Kandidat.

Warnsignale: Hier lieber nicht anfangen

• Seltene Einzelfälle: Was nur ein paarmal im Jahr vorkommt und jedes Mal anders ist, rechnet sich als fester Ablauf kaum. Manchmal hilft dort ein KI-Agent, der einen Vorschlag vorbereitet. Wann das sinnvoll ist, steht im Artikel Wann lohnt sich ein KI-Agent?.
• Entscheidungen über Menschen: Bewerbungen auswählen, Kredite vergeben, Leistungen bewerten. Nach Art. 22 DSGVO dürfen solche Entscheidungen grundsätzlich nicht allein automatisiert fallen. KI für die Auswahl von Bewerbungen zählt nach der EU-KI-Verordnung außerdem zu den Hochrisiko-Anwendungen mit besonders strengen Pflichten. Für den Anfang gibt es bessere Kandidaten.
• Ein Ablauf, den niemand beschreiben kann: Wenn jede Kollegin es anders macht, automatisiert die KI das Durcheinander. Erst den Ablauf vereinheitlichen, dann automatisieren.
• Kein messbares Ziel: „Effizienter werden“ ist kein Ziel. „Eingangsrechnungen in einem Tag statt in einer Woche geprüft“ schon.
• Der lauteste statt der passendste Prozess: Das klingelnde Telefon nervt am meisten, ist aber technisch und organisatorisch einer der aufwendigsten Fälle. Der Posteingang daneben bringt oft schneller und günstiger spürbare Entlastung.

Typische Kandidaten im Mittelstand

Zu den häufigsten Fällen gibt es eigene Seiten: E-Mail-Automatisierung, Dokumentenverarbeitung, Angebotserstellung, Kundenservice und Vertrieb.

So bewerten Sie Ihre Kandidaten

Nehmen Sie drei bis fünf Prozesse und vergeben Sie für jede der folgenden Fragen 0, 1 oder 2 Punkte:

Ab etwa zehn Punkten lohnt sich ein genauer Blick. Dann rechnen Sie den Nutzen grob: Fälle im Monat mal Minuten je Fall mal Anteil, den die KI übernehmen kann. Bei 400 Eingangsrechnungen im Monat, 4 Minuten je Rechnung und einem Anteil von 60 Prozent sind das rund 16 Stunden im Monat. Ein paar Klicks zur Kontrolle bleiben dabei, deshalb nicht 100 Prozent. Die Zahlen sind ein Beispiel. Zählen Sie eine Woche lang selbst, das ist die beste Grundlage.

Vom Kandidaten zum ersten Einsatz

1. Eine Woche zählen: Wie viele Fälle, wie lange je Fall, welche Ausnahmen? Ohne diese Zahlen lässt sich der Nutzen später nicht belegen.
2. Den Ablauf aufschreiben: Schritt für Schritt, mit Regel, KI oder Mensch an jedem Schritt. Wie das aussieht, zeigt der Artikel KI-Agent oder klassischer Workflow?.
3. Ein Erfolgskriterium festlegen: etwa Bearbeitungszeit je Fall, Anteil der Fälle ohne Korrektur oder Zeit bis zur Antwort.
4. Klein und mit Freigabe starten: Am Anfang prüft ein Mensch jedes Ergebnis. Erst wenn die Ergebnisse stimmen, werden Freigaben gelockert, etwa nur noch für Abweichungen.
5. Messen und erweitern: Nach den ersten Wochen im Alltag vergleichen Sie mit den gezählten Werten und entscheiden über den nächsten Prozess.

Eine E-Mail-Lösung für den Posteingang ist auf diese Weise in wenigen Tagen eingerichtet. Aufwendiger wird es, wenn mehrere Programme ohne Schnittstelle angebunden werden müssen oder wenn der Ablauf erst geordnet werden muss.

Fazit

Nicht der lauteste Prozess ist der beste Start, sondern der häufige, gleichartige, digitale und prüfbare. In den meisten Betrieben ist das der Posteingang, die Eingangsrechnung oder der Weg von der Anfrage zum Angebot. Wer seine Kandidaten mit einem einfachen Raster bewertet und eine Woche zählt, entscheidet auf belastbarer Grundlage. Genau das machen wir im kostenlosen KI-Check: Wir nehmen einen Prozess auf und bewerten drei bis fünf Möglichkeiten nach Aufwand, Nutzen, Risiko und technischer Machbarkeit.

Quellen

• Datenschutz-Grundverordnung, Art. 22 (EUR-Lex)
• Verordnung (EU) 2024/1689 über künstliche Intelligenz, Anhang III (EUR-Lex)