Praxis
Dokumentenverarbeitung mit KI: Was sie leistet, was nicht
Rechnungen, Lieferscheine, Formulare: Wie KI Dokumente liest, warum E-Rechnungen gar keine KI brauchen, wie Prüfregeln Fehler abfangen und was bei der Aufbewahrung gilt.
Von Andreas Scheller
6 Min. Lesezeit
Ein Maschinenbauer mit 80 Beschäftigten bekommt jeden Monat rund 600 Eingangsrechnungen, dazu Lieferscheine, Auftragsbestätigungen und Werkszeugnisse für das Material. Manches kommt als E-Rechnung, vieles als PDF im Anhang, einiges noch auf Papier. Zwei Mitarbeiterinnen in der Buchhaltung tippen Rechnungsdaten ab, suchen die passende Bestellung und klären Abweichungen. Dokumentenverarbeitung mit KI verspricht, das meiste davon zu übernehmen. Was davon stimmt, was technisch dahintersteckt und wo die Grenzen liegen, zeigt dieser Artikel.
Stand: Oktober 2026. Die Quellen zu den rechtlichen Angaben stehen am Ende des Artikels.
Drei Techniken, die zusammenspielen
Texterkennung: Aus einem Scan oder Foto wird maschinenlesbarer Text. Fachleute sagen OCR, für Optical Character Recognition. Bei sauberen, gedruckten Dokumenten funktioniert das seit Jahren zuverlässig. Bei Handschrift, Knicken, schlechten Handyfotos oder Stempeln über dem Text wird es schwieriger.
Auslesen mit einem Sprachmodell: Früher brauchte jedes Layout eine eigene Vorlage: Wo steht beim Lieferanten A die Rechnungsnummer, wo beim Lieferanten B? Ein Sprachmodell versteht dagegen, was auf dem Dokument steht, und findet die gesuchten Angaben unabhängig vom Aufbau: Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Leistungszeitraum, Positionen, Beträge, Bankverbindung. Neuere Modelle lesen das Bild des Dokuments sogar direkt, ohne getrennte Texterkennung.
Prüfregeln: Danach kontrollieren feste Regeln jedes Ergebnis. Sie sind der Teil, der die Verarbeitung verlässlich macht:
- Stimmen die Summen, also Netto plus Umsatzsteuer gleich Brutto, und die Summe der Positionen?
- Sind die Pflichtangaben einer Rechnung vorhanden (§ 14 UStG), etwa Steuernummer, Rechnungsnummer und Leistungszeitpunkt?
- Gab es diese Rechnung schon? Lieferant und Rechnungsnummer verraten Dubletten.
- Passt sie zur Bestellung und zum Wareneingang? Fachleute sprechen vom Dreiwegeabgleich.
- Ist die Bankverbindung dieselbe wie im Lieferantenstamm? Eine geänderte IBAN ist ein klassisches Zeichen für Rechnungsbetrug und gehört immer zur Prüfung durch einen Menschen.
E-Rechnung: Wo es keine KI braucht
Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen von anderen Unternehmen empfangen können. Dafür genügt ein E-Mail-Postfach. Beim Ausstellen gelten Übergangsfristen: Bis Ende 2026 dürfen noch Papierrechnungen und, mit Zustimmung des Empfängers, andere elektronische Formate wie ein einfaches PDF verschickt werden. Für Unternehmen mit höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz verlängert sich das bis Ende 2027. Ab dem 1. Januar 2028 ist die E-Rechnung zwischen inländischen Unternehmen Pflicht. Ausgenommen bleiben unter anderem Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Fahrausweise.
Eine E-Rechnung ist dabei mehr als ein PDF. Gemeint ist ein strukturiertes Format nach der europäischen Norm EN 16931, etwa XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1, ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL. Die Daten liegen darin bereits maschinenlesbar vor. Ein fester Ablauf übernimmt sie direkt, schneller und zuverlässiger als jede KI.
KI bleibt trotzdem nützlich: für Rechnungen kleiner Lieferanten und aus dem Ausland, die weiterhin als PDF kommen, für Lieferscheine, Auftragsbestätigungen und Formulare, die keine E-Rechnungen sind, und für den inhaltlichen Abgleich, etwa ob der Leistungszeitraum zum Auftrag passt.
Welche Dokumente sich eignen
| Dokument | Was die KI übernimmt | Was beim Menschen bleibt |
|---|---|---|
| Eingangsrechnungen als PDF oder Scan | Rechnungsdaten und Positionen auslesen | Freigabe der Zahlung, Abweichungen |
| Lieferscheine, auch als Foto | Lieferant, Positionen, Mengen erkennen und dem Auftrag zuordnen | unleserliche Belege, Fehlmengen |
| Auftragsbestätigungen | Termine, Preise und Mengen mit der Bestellung vergleichen | Reaktion auf geänderte Termine oder Preise |
| Formulare und Anträge | gedruckte und gut lesbare Angaben übernehmen | Handschriftliches mit Zweifeln, fehlende Angaben |
| Werkszeugnisse und Prüfberichte | Werte auslesen und gegen die Vorgabe prüfen | Freigabe des Materials |
| Verträge und Bescheide | Fristen, Beträge und Beteiligte finden, zusammenfassen | jede rechtliche Bewertung |
Wie zuverlässig ist das?
Bei gut lesbaren Dokumenten sehr zuverlässig, aber nie fehlerfrei. Fehler entstehen vor allem bei Handschrift, schlechten Scans, Tabellen über mehrere Seiten und ungewöhnlichen Layouts. Eine Besonderheit von Sprachmodellen: Sie können einen Wert liefern, der gar nicht auf dem Dokument steht, etwa ein plausibles Datum. Dagegen helfen drei Dinge:
- Fundstelle: Jeder ausgelesene Wert muss sich im Dokument wiederfinden lassen. Was die KI nicht belegen kann, gilt als unsicher.
- Prüfregeln: Summen, Pflichtangaben, Dubletten und der Abgleich mit Bestellung und Wareneingang fangen die meisten Fehler ab.
- Schwelle für Menschen: Unsichere oder auffällige Fälle landen markiert bei einer Person, mit dem Grund. Alle anderen laufen durch.
In der Testphase prüfen Sie jedes Ergebnis selbst. So sehen Sie, wie gut es bei Ihren Lieferanten und Dokumenten funktioniert, bevor Sie Freigaben lockern.
Aufbewahrung und GoBD
Auch eine automatische Verarbeitung muss die Regeln für die Buchführung einhalten. Für die Praxis heißt das:
- Original bleibt unverändert: Das eingegangene Dokument wird so aufbewahrt, wie es ankam. Ausgelesene Daten, Korrekturen und Freigaben stehen daneben im Protokoll. So ist nachvollziehbar, was wann und von wem geändert wurde.
- Aufbewahrungsfristen: Rechnungen sind Buchungsbelege. Seit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz gilt für sie eine Frist von acht statt zehn Jahren (§ 147 Abs. 3 AO). Geschäftsbriefe bleiben bei sechs Jahren. Für Banken und Versicherungen gelten Sonderregeln.
- E-Rechnung: Bei einer E-Rechnung ist der strukturierte Datensatz die Rechnung. Er muss aufbewahrt werden, eine ausgedruckte oder angezeigte Fassung allein genügt nicht.
- Verfahrensdokumentation: Wie Belege eingehen, verarbeitet, geprüft und abgelegt werden, gehört in Ihre Verfahrensdokumentation, die automatischen Schritte eingeschlossen.
- Papier: Ob Papieroriginale nach dem Scannen vernichtet werden dürfen, hängt vom Verfahren ab. Klären Sie das mit Ihrer Steuerberatung.
Datenschutz
Dokumente enthalten oft personenbezogene Daten, etwa Rechnungen an Privatkunden, Mieterunterlagen oder in Praxen Gesundheitsdaten. Es gelten die üblichen Regeln: Verarbeitung in der EU oder auf Ihrem eigenen Server, ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung, keine Nutzung Ihrer Dokumente zum Training von KI-Modellen und festgelegte Löschfristen für Zwischenstände. Für besonders sensible Unterlagen ist ein lokales Sprachmodell eine gute Wahl, mehr dazu im Artikel Cloud oder lokale KI?.
So starten Sie
- Eine Dokumentart wählen: meist die Eingangsrechnungen, weil sie häufig, gleichartig und gut prüfbar sind.
- Muster sammeln: 50 bis 100 aktuelle Dokumente von verschiedenen Absendern, darunter auch die schwierigen.
- Prüfregeln festlegen: Welche Abweichungen sind erlaubt, ab welchem Betrag braucht es eine zweite Freigabe, wer klärt was?
- Parallel testen: Die Automatisierung arbeitet mit, Ihr Team vergleicht.
- Ausbauen: Wenn die Ergebnisse stimmen, folgen Buchungsvorschläge, Lieferscheine oder Auftragsbestätigungen.
Ein Start mit den Eingangsrechnungen ist in wenigen Tagen eingerichtet, wenn das Rechnungspostfach und ein Export aus Buchhaltung oder Warenwirtschaft bereitstehen. Die Anbindung weiterer Programme braucht entsprechend mehr Zeit.
Fazit
Dokumentenverarbeitung mit KI nimmt dem Büro das Abtippen ab, auch bei Lieferanten, deren Rechnungen jedes Mal anders aussehen. Verlässlich wird sie erst durch das, was nach der KI kommt: Prüfregeln, Abgleich mit Ihren Daten und eine Freigabe durch Menschen dort, wo Geld fließt. E-Rechnungen brauchen dabei gar keine KI. Wie das in Ihrem Betrieb aussieht, zeigt die Seite Dokumentenverarbeitung mit KI mit Beispielrechnung, und im kostenlosen KI-Check schauen wir auf Ihre Belege.
Quellen
- Bundesfinanzministerium: Fragen und Antworten zur Einführung der E-Rechnung
- Bundesfinanzministerium: Schreiben zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung vom 15. Oktober 2025
- § 147 Abgabenordnung, Aufbewahrung von Unterlagen
- § 14 Umsatzsteuergesetz, Ausstellung von Rechnungen
- § 27 Umsatzsteuergesetz, Übergangsvorschriften (Abs. 38)