Grundlagen
Digitale Fachkraft: Was ist das eigentlich?
Kein Roboter und kein Ersatz für Ihr Team: Was eine Digitale Fachkraft ist, wie sie mit Stellenprofil, Befugnissen und Probezeit arbeitet und wo ihre Grenzen liegen.
Von Andreas Scheller
6 Min. Lesezeit
Ein Heizungsbauer mit 25 Beschäftigten sucht seit Monaten eine Bürokraft. Die Stelle bleibt unbesetzt, und die Arbeit bleibt liegen: Eingangsrechnungen stapeln sich, Anfragen warten tagelang auf eine Antwort, der Chef sitzt abends am Schreibtisch. Eine Digitale Fachkraft kann diese Lücke nicht ganz füllen. Aber sie kann einen klar umrissenen Teil der Arbeit jeden Tag zuverlässig erledigen, etwa die Prüfung der Eingangsrechnungen. Was genau dahintersteckt, erklärt dieser Artikel.
Eine Definition ohne Marketing
Der Begriff wird unterschiedlich verwendet, manche Anbieter sprechen auch von digitalen Mitarbeitern oder KI-Mitarbeitern. Wir verstehen unter einer Digitalen Fachkraft vier Dinge zusammen:
- Ein festgelegter Ablauf: Was die Fachkraft tut, steht vorher fest, Schritt für Schritt. Sie erfindet ihre Arbeit nicht jeden Tag neu.
- KI an den richtigen Stellen: Ein Sprachmodell übernimmt die Schritte, für die feste Regeln nicht reichen, etwa eine Rechnung aus einem PDF lesen oder eine Anfrage verstehen. Alles andere erledigen Regeln und Schnittstellen.
- Eine konkrete Aufgabe: eine Stelle, nicht „das ganze Büro“. Zum Beispiel „Eingangsrechnungen prüfen“ oder „Anfragen im Postfach vorsortieren und beantworten“.
- Menschen bei wichtigen Entscheidungen: Was nach außen geht oder Geld bewegt, legt die Fachkraft zur Freigabe vor.
Technisch ist eine Digitale Fachkraft also ein Workflow mit KI-Schritten, organisatorisch wird sie geführt wie eine Stelle. Warum diese Bauweise für die meisten Büroaufgaben besser passt als ein frei handelnder Agent, steht im Artikel KI-Agent oder klassischer Workflow?.
Warum das Bild der Stelle hilft
Wer eine Stelle ausschreibt, muss sich festlegen: Was genau soll die Person tun, was muss sie wissen, mit welchen Programmen arbeitet sie, was darf sie allein entscheiden, wem legt sie etwas vor? Dieselben Fragen klären wir für eine Digitale Fachkraft in einem Stellenprofil:
| Teil des Stellenprofils | Beispiel Rechnungsprüfung |
|---|---|
| Aufgaben | Eingangsrechnungen lesen, mit Bestellung und Lieferschein abgleichen, Abweichungen markieren |
| Wissen | Lieferanten, übliche Konditionen, Skonto-Regeln, Kostenstellen |
| Programme | Postfach für Rechnungen, Warenwirtschaft, Ablage, Buchhaltung |
| Befugnisse | lesen, abgleichen, Buchungsvorschlag erstellen |
| Freigabe | Frau Huber aus der Buchhaltung gibt Zahlungen frei |
| Grenzen | keine Zahlung ohne Freigabe, Rechnungen über 5.000 Euro immer zur Prüfung |
Das Bild der Stelle hat einen praktischen Vorteil: Geschäftsführung und Team verstehen sofort, was die Fachkraft tut, ohne dass jemand Fachwissen über KI braucht. Und es macht Erwartungen ehrlich. Eine neue Kollegin kann am ersten Tag auch nicht alles, deshalb gibt es eine Probezeit.
Abgrenzung: Chatbot, Software-Roboter, Workflow, Agent
| Lösung | Was sie tut | Stärke | Grenze |
|---|---|---|---|
| Chatbot | beantwortet Fragen im Gespräch | immer erreichbar | handelt nicht, erledigt keine Vorgänge |
| Software-Roboter (RPA) | ahmt Klicks in Programmen nach einem festen Skript nach | arbeitet auch mit Programmen ohne Schnittstelle | versteht keine Freitexte, bricht, wenn sich die Oberfläche ändert |
| Workflow | arbeitet einen festen Ablauf über Schnittstellen ab | zuverlässig, günstig, prüfbar | scheitert an Eingaben ohne festes Format |
| KI-Agent | wählt seinen Weg zum Ziel selbst | flexibel bei offenen Aufgaben | schwer vorherzusagen, braucht enge Grenzen |
| Digitale Fachkraft | erledigt eine feste Aufgabe, KI an den Stellen mit Sprache und Dokumenten | zuverlässig wie ein Workflow, versteht Freitext und Dokumente | nur für die Aufgabe, für die sie eingerichtet ist |
RPA steht für Robotic Process Automation. Solche Software-Roboter gibt es seit vielen Jahren. Sie sind nützlich, wo ein altes Programm keine Schnittstelle hat. Eine Digitale Fachkraft kann einen solchen Roboter als Werkzeug nutzen, ist aber mehr als das.
Sechs typische Stellen
- Posteingang: E-Mails lesen, einordnen, dem richtigen Kunden oder Auftrag zuordnen und Antworten vorbereiten. Mehr dazu bei der E-Mail-Automatisierung.
- Dokumente: Rechnungen, Lieferscheine und Formulare auslesen und prüfen, siehe Dokumentenverarbeitung.
- Angebote: Anfragen auswerten, Positionen aus Ihrer Preisliste zusammenstellen, einen Entwurf schreiben, siehe Angebotserstellung.
- Kundenservice: wiederkehrende Fragen aus geprüften Inhalten beantworten und alles Unklare an Ihr Team geben, siehe Kundenservice.
- Vertrieb: Interessenten recherchieren, CRM-Daten pflegen, an offene Angebote erinnern, siehe Vertrieb.
- Wissen: Fragen aus Handbüchern, Vorschriften und Projektunterlagen beantworten, mit Quellenangabe.
Befugnisse in drei Stufen
Eine Digitale Fachkraft bekommt nicht am ersten Tag alle Rechte. Bei uns gibt es drei Stufen:
- Lesen und einordnen: Sie liest Eingänge, ordnet sie zu und fasst zusammen.
- Entwerfen und rechnen: Sie erstellt Entwürfe, prüft Rechnungen und rechnet Positionen nach.
- Ausführen nach Freigabe: Sie erledigt Schritte, nachdem ein Mensch zugestimmt hat, etwa den Versand einer Antwort.
Jeder Schritt steht im Protokoll. So lässt sich jederzeit nachvollziehen, was die Fachkraft gelesen, entworfen und ausgeführt hat und wer was freigegeben hat. Im Titel trägt sie den Zusatz „(digital)“, damit alle wissen, dass hier eine KI arbeitet.
Grenzen: Was eine Digitale Fachkraft nicht ist
- Kein Ersatz für Ihr Team: Sie übernimmt Routine. Rückfragen am Telefon, Verhandlungen, Kulanzentscheidungen und alles, was Erfahrung und Fingerspitzengefühl braucht, bleiben bei Menschen.
- Keine Entscheidungen über Menschen: Bewerbungen auswählen oder Leistungen bewerten gehört nicht in ihre Stelle. Für solche Entscheidungen setzt Art. 22 DSGVO enge Grenzen.
- Nicht fehlerfrei: Sprachmodelle können sich irren. Deshalb prüfen feste Regeln die Ergebnisse, Wichtiges geht zur Freigabe, und in der Probezeit sehen Sie jedes Ergebnis.
- Nur so gut wie ihr Stellenprofil: Unklare Aufgaben, fehlende Regeln oder unauffindbare Unterlagen kann auch die beste KI nicht ausgleichen.
Datenschutz und Betrieb
Die Digitale Fachkraft läuft auf Ihrem Rechner oder Server. Mit einem lokalen Sprachmodell bleibt auch die Verarbeitung in Ihrem Netz, alternativ nutzt sie ein Sprachmodell in einem Rechenzentrum in der EU. Ihr Firmenwissen gehört Ihnen und lässt sich jederzeit exportieren. Hat Ihr Betrieb einen Betriebsrat, gehört er früh an den Tisch, denn Protokolle und Freigaben können zeigen, wer wann was bearbeitet hat. Worauf es beim Datenschutz ankommt, steht im Artikel KI und Datenschutz.
Was kostet eine Digitale Fachkraft?
Die erste Digitale Fachkraft kostet 199 Euro im Monat, jede weitere 149 Euro, jeweils netto. Dazu kommt einmalig die Einarbeitung für 870 Euro, fällig erst nach der vierzehntägigen Probezeit. Nutzt die Fachkraft ein Sprachmodell aus der Cloud, geben wir diese Kosten zum Einkaufspreis weiter, mit einem lokalen Modell fallen sie nicht an. Ob sich das rechnet, zeigt der Vergleich mit der Zeit, die die Aufgabe heute kostet. Eine Beispielrechnung mit Reglern finden Sie auf der Seite Digitale Fachkraft.
So kommt eine Digitale Fachkraft in den Betrieb
- Stellenprofil schreiben: Aufgaben, Wissen, Programme, Befugnisse, Freigabeperson und Grenzen, wie in einer Ausschreibung.
- Einarbeiten: Die Fachkraft lernt Ihre Vorlagen, Regeln und Abläufe kennen und wird an Postfach, Ablage und bei Bedarf an weitere Programme angebunden.
- Probezeit: Vierzehn Tage arbeitet sie unter Beobachtung, Sie prüfen jedes Ergebnis.
- Im Alltag: Danach erledigt sie ihre Aufgabe jeden Tag. Wichtiges geht zur Freigabe, jeder Schritt steht im Protokoll.
Fazit
Eine Digitale Fachkraft ist kein Roboter mit Namen und kein Versprechen, das ganze Büro zu ersetzen. Sie ist eine fest umrissene Stelle, besetzt mit einem Ablauf, der KI genau dort nutzt, wo Sprache und Dokumente verstanden werden müssen, und Menschen dort einbindet, wo entschieden wird. Gerade in Betrieben, die keine Bürokraft finden, kann das spürbar entlasten. Welche Stelle in Ihrem Betrieb sich eignet, finden wir im kostenlosen KI-Check heraus.