Entscheidungshilfe
Wann lohnt sich ein KI-Agent? Kriterien, Kosten und Grenzen
KI-Agenten sind das Schlagwort der Stunde. Woran Sie erkennen, wo ein Agent wirklich Arbeit spart, was ihn teurer macht als einen festen Ablauf und wie Sie sicher anfangen.
Von Andreas Scheller
6 Min. Lesezeit
Ein Maschinenbauer mit 60 Beschäftigten bekommt jede Woche Anfragen für Sonderanfertigungen. Bevor ein Angebot entstehen kann, sucht ein Vertriebsingenieur ähnliche Projekte aus den letzten Jahren heraus, liest alte Zeichnungsstände und E-Mails, prüft, welche Zukaufteile damals verwendet wurden, und schreibt eine Liste mit Rückfragen an den Kunden. Das dauert pro Anfrage oft mehr als eine Stunde, und kein Fall gleicht dem anderen. Genau hier kann ein KI-Agent helfen. Beim Erfassen der Aufträge, die danach kommen, eher nicht.
Was einen Agenten ausmacht
Ein KI-Agent besteht aus einem Sprachmodell, einer Aufgabe und Werkzeugen, die er benutzen darf, etwa eine Suche in der Dokumentenablage, das Lesen von E-Mails oder eine Abfrage in der Warenwirtschaft. Anders als ein fester Ablauf entscheidet der Agent selbst, welches Werkzeug er wann einsetzt und wann er fertig ist. Er arbeitet in einer Schleife: nachsehen, bewerten, nächsten Schritt wählen. Den Unterschied zum klassischen Workflow und warum die meisten Geschäftsprozesse keinen Agenten brauchen, erklärt der Artikel KI-Agent oder klassischer Workflow?.
Vier Zeichen, dass sich ein Agent lohnen kann
- Der Weg ist offen. Welche Unterlagen gebraucht werden, zeigt sich erst während der Arbeit. Bei der Sonderanfrage hängt es vom Bauteil ab, ob alte Projekte, Normen oder Lieferantenangaben wichtig sind.
- Die Informationen liegen verstreut. Dokumentenablage, E-Mail-Verläufe, Warenwirtschaft, Handbücher, manchmal das Internet. Ein Mensch springt heute zwischen fünf Programmen hin und her.
- Ein Fall kostet viel Zeit. Wenn die Vorbereitung eine halbe Stunde oder länger dauert, spielen die höheren Kosten je Vorgang keine Rolle.
- Das Ergebnis ist ein Vorschlag. Eine Zusammenfassung, eine Liste, ein Entwurf. Ein Mensch prüft und entscheidet, bevor etwas den Betrieb verlässt.
Vier Zeichen dagegen
- Viele gleichartige Fälle: Hunderte Eingangsrechnungen oder Bestellungen im Monat mit immer gleichem Weg. Hier ist ein fester Ablauf mit einem KI-Schritt zum Auslesen die bessere Wahl.
- Das Ergebnis muss jedes Mal exakt gleich sein: Preise, Buchungen, Fristen. Feste Regeln liefern das, ein Agent nicht verlässlich.
- Der Agent müsste selbst handeln: Wer verlangt, dass ein Agent ohne Freigabe Bestellungen auslöst, E-Mails an Kunden verschickt oder Zahlungen anstößt, geht ein Risiko ein, das kaum ein Nutzen aufwiegt.
- Die Grundlagen fehlen: Wenn Unterlagen nicht auffindbar sind oder sich Zugriffsrechte nicht sauber vergeben lassen, scheitert auch der beste Agent.
Gute Einsatzfälle im Mittelstand
| Aufgabe | Was der Agent tut | Was am Ende vorliegt |
|---|---|---|
| Sonderanfragen vorbereiten | ähnliche frühere Projekte, Zeichnungsstände und Zukaufteile suchen | Zusammenfassung mit Rückfragen an den Kunden |
| Abweichungen klären | Rechnung, Bestellung, Lieferschein und E-Mail-Verlauf vergleichen | Erklärung der Abweichung mit Vorschlag für die Buchhaltung |
| Servicefälle | Fehlerbild mit früheren Einsatzberichten, Handbuch und Ersatzteilliste abgleichen | Lösungsvorschlag mit Quellen für den Techniker |
| Ausschreibungen sichten | Vergabeplattformen durchsuchen, Leistungsbeschreibungen lesen | Kurzliste passender Ausschreibungen mit Begründung |
| Markt und Wettbewerb | Preise, Neuheiten und Förderprogramme beobachten | Bericht mit Quellenangaben |
Allen Fällen ist gemeinsam: Der Agent liest und bereitet vor. Entscheiden, verschicken und buchen bleibt beim Menschen. In unseren Leistungen heißt das KI-Recherche oder, wenn ein Agent eine feste Aufgabe dauerhaft übernimmt, Digitale Fachkraft.
Was ein Agent kostet
Die Kosten bestehen aus drei Teilen:
- Einrichtung: Werkzeuge anbinden, zunächst nur mit Leserechten, Rechte und Grenzen festlegen, Testfälle aus Ihrem Alltag zusammenstellen, Protokoll einrichten.
- Verbrauch: Sprachmodelle werden nach Tokens abgerechnet, also nach kleinen Textbausteinen. Ein Wort entspricht im Deutschen grob ein bis zwei Tokens. Ein Agent ruft das Modell mehrfach auf und schickt dabei jedes Mal den bisherigen Verlauf mit. Deshalb verbraucht er deutlich mehr als ein einzelner KI-Schritt.
- Betreuung: Testfälle pflegen, Protokolle stichprobenartig prüfen, auf neue Modellversionen umstellen.
Eine grobe Beispielrechnung für den Verbrauch: Ein Agent liest bei einer Klärung zehn Dokumente und arbeitet in acht Schritten. Weil der Verlauf jedes Mal mitgeschickt wird, kommen schnell rund 250.000 Tokens Eingabe und 5.000 Tokens Ausgabe zusammen. Bei einem mittelgroßen Modell mit Listenpreisen von etwa 2 US-Dollar je Million Tokens Eingabe und 10 US-Dollar je Million Tokens Ausgabe sind das rund 0,55 US-Dollar für den ganzen Fall. Ein einzelner KI-Schritt, der eine Rechnung ausliest, kostet mit demselben Modell dagegen ein bis zwei Cent, mit einem kleinen Modell deutlich weniger.
Für eine Klärung, die heute 45 Minuten dauert, sind 0,55 US-Dollar bedeutungslos. Für 5.000 Bestellungen im Monat wären es rund 2.750 US-Dollar, für eine Aufgabe, die ein fester Ablauf für einen Bruchteil erledigt. Darum gilt: Agenten für wenige, aufwendige Fälle, Workflows für viele gleichartige.
Lohnt es sich? So rechnen Sie
Stellen Sie gegenüber, wie lange ein Fall heute dauert und wie lange die Prüfung des Vorschlags danach dauert:
Dazu kommen die Einrichtung und die Betreuung. Ob und wann sich die Einrichtung bezahlt macht, hängt vor allem davon ab, wie viele Werkzeuge angebunden werden und wie gut die Unterlagen auffindbar sind. Mehr zu den Kostenblöcken einer Automatisierung steht im Artikel Was kostet KI-Automatisierung im Mittelstand?.
Risiken und Leitplanken
Ein Agent, der selbst Werkzeuge wählt, braucht Grenzen. Die wichtigsten Risiken sind Folgefehler, wenn er auf einem falschen Zwischenergebnis aufbaut, zu weit gefasste Rechte und die Manipulation durch versteckte Anweisungen in E-Mails oder Dokumenten, die sogenannte Prompt Injection. Bewährt haben sich diese Leitplanken:
- Zuerst nur Leserechte. Schreiben nur als Entwurf, nichts verlässt den Betrieb ohne Freigabe.
- Eine feste Liste erlaubter Werkzeuge, eine Obergrenze für Schritte und Kosten je Vorgang.
- Ein Protokoll, das jeden gelesenen Inhalt und jeden Werkzeugaufruf festhält.
- Antworten mit Quellenangabe, damit die prüfende Person schnell sieht, worauf sich der Vorschlag stützt.
Ausführlicher erklärt das der Artikel KI-Agent oder klassischer Workflow? im Abschnitt über Risiken.
So starten Sie sicher
- Eine Aufgabe auswählen: eine Art von Fall, etwa Rechnungsabweichungen oder Sonderanfragen, nicht „alles im Einkauf“.
- Vergangene Fälle als Prüfstein nutzen: 20 bis 30 abgeschlossene Fälle, bei denen Sie wissen, was richtig war. Der Agent bearbeitet sie, Sie vergleichen seine Vorschläge mit dem tatsächlichen Ergebnis.
- Erfolg festlegen: Wie viele Vorschläge müssen stimmen, wie viel Zeit muss die Prüfung sparen?
- Im Alltag mit Freigabe: Der Agent bereitet vor, ein Mensch entscheidet. Die Rechte bleiben knapp.
- Nachsteuern: Was der Agent falsch einschätzt, wird zum neuen Testfall. So wird er mit der Zeit verlässlicher.
Fazit
Ein KI-Agent lohnt sich nicht überall, aber an den richtigen Stellen sehr. Das sind Aufgaben, bei denen heute jemand lange sucht, liest und zusammenfasst und bei denen jeder Fall anders liegt. Für die vielen gleichartigen Vorgänge im Büro ist ein fester Ablauf mit einzelnen KI-Schritten die bessere und günstigere Lösung. Welche Bauweise zu Ihrem Prozess passt, klären wir gern im kostenlosen KI-Check.